Zahlungserinnerung – Wenn Kunden nicht zahlen
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- Autor: Martin Steinbrecher
Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht korrekt bezahlt, so muss er an die ausstehende Zahlung erinnert werden, je nach Fälligkeit. Gerade für ein junges Unternehmen, ist es bezüglich seiner Liquidität besonders wichtig, dass es das Debitoren-Management im Griff hat und die Kunden nach Ablauf der Fälligkeit einer Rechnung mahnt. Eine Zahlungserinnerung ist deshalb ein sehr gutes Mittel, um an „sein“ Geld zu kommen. Auch eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung unterliegt gewissen gesetzlichen Regeln (siehe Schuldnerverzug in den Art. 102-109 OR). Das Verfassen einer Zahlungserinnerung beinhaltet also gewisse Kenntnisse. Auf diese gehen wir in diesem Blogbeitrag ein.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung dient dazu, auf eine noch ausstehende Zahlung aufmerksam zu machen. Viele Unternehmen und Kunden (auch Debitoren genannt) sind sich nicht bewusst, dass solche Erinnerungen faktisch als Mahnungen gelten, auch wenn sie nicht explizit so benannt werden.
Der Begriff Zahlungserinnerung ist doch sehr harmlos formuliert, zumal sich der Kunden in Verzug befindet. Man möchte schliesslich den Kunden nicht verärgern und vielleicht hat er die Rechnung ja nicht erhalten. Das ist wahrscheinlich eher in seltenen Fällen so. Zum Glück zeigt allerdings bereits eine Zahlungserinnerung seine Wirkung, die den Kunden zur Zahlung des fälligen Betrages bringt. Um eine Zahlungserinnerung zu schreiben, sollte die Firma bereits eine kaufmännisch richtige Rechnung gestellt haben.
Ist eine Zahlungserinnerung eine Mahnung?
Ja, eine Zahlungserinnerung kann als Mahnung verstanden werden.
Eine Mahnung ist eine Aufforderung, eine offene Zahlung zu leisten. Sie wird in der Regel dann verschickt, wenn eine Zahlung fällig ist und bisher noch nicht geleistet wurde. Eine Zahlungserinnerung ist also eine Art Vorwarnung, dass eine Zahlung fällig ist und dass sie bald eingefordert werden wird, wenn sie nicht geleistet wird. Sie dient dazu, den Schuldner darauf aufmerksam zu machen, dass eine Zahlung fällig ist und dass es wichtig ist, diese zu leisten.
Es ist möglich, dass eine Zahlungserinnerung als Mahnung verstanden wird, wenn sie ausdrücklich als solche bezeichnet wird oder wenn sie in bestimmter Weise formuliert ist. Es ist jedoch auch möglich, dass eine Zahlungserinnerung lediglich dazu dient, den Schuldner daran zu erinnern, dass eine Zahlung fällig ist, ohne dass eine Mahnung im eigentlichen Sinne vorliegt.
Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Zahlungserinnerung?
Manchmal kreuzen sich Zahlungseingang und die Ankunft der Zahlungserinnerung, weshalb man bei einer Zahlungserinnerung oftmals darauf hingewiesen wird, dass sie gegenstandslos sei, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist. Bei vielen Banken gibt es eine kleine zeitliche Lücke, zwischen Zahlungsausgang des Kunden und Zahlungseingang beim Gläubiger. Dies ist ebenfalls zu berücksichtigen. Zahlungserinnerungen sollte man deshalb erst ein paar Tage nach Fälligkeit der Rechnung versenden.
Zahlungsfristen Schweiz: Wann sind Rechnungen zu begleichen?
Normalerweise sollte eine Firma 10 Tage nach Ende der Zahlungsfrist einem Kunden eine Zahlungserinnerung zustellen. Es ist ausserdem sinnvoll, dass zwischen den nachfolgenden Mahnungen nicht mehr als 20 Tage verstreichen. Einschreiben wäre bei allen Mahnstufen gut, jedoch lohnt sich der Aufwand nicht. Bei der letzten Mahnung (dritte) wäre dies jedoch aus Beweisgründen angebracht.
Welche Angaben gehören auf eine Zahlungserinnerung?
Mit einer Zahlungserinnerung weisen Sie den Kunden freundlich auf eine offene Rechnung hin. Schreiben Sie sie daher in einem höflichen Ton und formulieren Sie sachlich. Die Zahlungserinnerung sollte die wichtigsten Angaben zur Rechnung bzw. zur ausstehenden Zahlung enthalten, damit Ihr Kunde sie richtig zuordnen kann. Dazu gehören insbesondere:
Ihre Unternehmensadresse
Adresse des Kunden (Rechnungsadresse)
Ausstellungsdatum der Zahlungserinnerung
Rechnungsnummer der offenen Rechnung
Datum der offenen Rechnung und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
Ausstehender Betrag
Neues Fälligkeitsdatum
Zahlungsdetails (Bankverbindung)
Fliesstext für eine freundliche Zahlungserinnerung
In welcher Form ist die Zahlungserinnerung zu erbringen?
Die Form einer Zahlungserinnerung ist für den Gläubiger (auch Kreditor genannt) völlig frei. Egal ob diese per Telefon oder per E-Mail, Brief oder WhatsApp erfolgt, eine Mahnung ist in allen Varianten möglich. Das zeigt dann auch, dass die dritte Mahnung nicht eingeschriebenem erfolgen muss. Grundsätzlich ist nicht mal eine Mahnung nötig. Wenn die Fälligkeit erreicht ist, kann man direkt die Betreibung einleiten. Dies macht aber aufgrund des Aufwandes und der Kundenfreundlichkeit keinen Sinn.
Freundliche Zahlungserinnerung Vorlage + Texte Schweiz
Hier sind einige wesentliche Elemente für eine respektvolle und höfliche Zahlungserinnerung, die Verständnis zeigt:
Anrede: Eine persönliche Anrede, wie „Liebe/r [Name des Ansprechpartners]“, wirkt einladender als ein unpersönliches „Sehr geehrte Kundinnen und Kunden“.
Danksagung: Ein Dankeschön für die Zusammenarbeit oder die letzte Bestellung kann positiv wirken und ist ein guter Gesprächseinstieg.
Verständnis: Hinweise darauf, dass Fehler passieren können, zeigen Verständnis und können den Kunden entlasten.
Klare Details: Stellen Sie sicher, dass aus der Erinnerung sofort ersichtlich ist, welche Rechnung offen ist und wie hoch der ausstehende Betrag ist.
Fristen: Geben Sie eine klare neue Zahlungsfrist an, um dem Kunden eine zeitliche Orientierung zu bieten.
Kontaktangebot: Bieten Sie eine direkte Kontaktperson für Rückfragen oder Unklarheiten an.
Freundlicher Abschluss: Beenden Sie die Erinnerung mit einer freundlichen Grussformel wie „Mit freundlichen Grüssen“.
So erstellst du dir deine eigene Zahlungserinnerung mit unserer Vorlage zum Downloaden:
Unsere Vorlage für Word oder für Excel herunterladen
Geben Sie oben links Ihre Firmenadressdaten ein und gleich darunter die Adressdaten des Empfängers an.
Raum um Ihr Firmenlogo zu platzieren hat es oben rechts. Falls Sie kein Logo haben, bitte den Platzhalter löschen.
In der Betreffzeile steht bereits Zahlungserinnerung. Normalerweise bezieht man sich hier noch auf die nicht bezahlte Rechnung mit Nummer, damit der Kunde diese schneller findet (z. Bsp.: Zahlungserinnerung betreffend unserer Rechnung Nummer 123).
Platz für einen kurzen Anfangstext hat es nach der Betreffzeile.
Im nächsten Absatz darunter weisen Sie höflich darauf hin, dass noch eine Zahlung aussteht und diese doch bis zu einem genannten Datum bitte bezahlt werden soll.
Erwähnen Sie, an wen man sich für Rückfragen melden kann (mit Telefon-Nummer).
Name und Unterschrift dürfen natürlich nicht fehlen. Im Fusstext können Sie diverse Infos erfassen. Dazu gehören z. Bsp. Ihre vollständige Firmenadresse mit Telefon-Nummer, MWST-Nr. sowie E-Mail-Adresse. Auch Ihre Bankangaben dürfen nicht fehlen (IBAN/BIC/BLZ).
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Rechtliche Grundlagen bei Zahlungsverzug
Wie einleitend erwähnt, finden sich einige Informationen im Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 102 – 109), was das Mahnwesen betrifft. Unter anderem wird auf Verzugszinsen und mögliche Schadenersatzforderungen bei Nichterfüllen hingewiesen. In der Schweiz z.B. im Gegensatz zu Deutschland ist das Mahnwesen gesetzlich nicht geregelt, bzw. gibt es keine verbindlichen Vorschriften, was die Form und das Vorgehen betrifft.
Wenn ein Schuldner (Kunde) nach mehrmaligem Mahnen, die Rechnung nicht begleicht, bietet sich als letzte Möglichkeit die Betreibung an. Die gesetzlichen Regelungen finden sich dazu im Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG). Das SchKG kennt zwei Arten der Schuldbetreibung, eine auf Pfandverwertung und eine auf Konkurs. Auf das Betreibungsverfahren wird in diesem Beitrag nicht weiter eingegangen.
Vorgehen bei Zahlungsverzug
In der Geschäftspraxis ist ein dreistufiges Mahnverfahren sehr häufig anzutreffen. Zuerst wird dem säumigen Zahler eine erste Mahnung (sogenannte) Zahlungserinnerung, dann die zweite Mahnung und anschliessend die dritte und letzte Mahnung mit einer Betreibungsandrohung zugestellt. Wie erwähnt, bleibt das Vorgehen dem Gläubiger überlassen.
Tipps, um offene Rechnungen zu vermeiden
Falls Du es vermeiden möchtest, viel Zeit in den Aufbau eines Mahnwesens zu investieren, bei dem du Mahnschreiben entwerfen, Mahngebühren kalkulieren und offenen Zahlungen nachgehen musst, könnten Dir folgende präventive Massnahmen helfen:
Sei vorsichtig bei Geschäftskontakten, über die du schlechtes Feedback erhalten hast, oder wenn dir ein Interessent zweifelhaft erscheint. Es kann klug sein, in solchen Fällen ein Geschäft abzulehnen, um Ärger und potenziellen finanziellen Verlust zu vermeiden.
Motiviere deine Kunden zur schnellen Zahlung, indem du Anreize wie Rabatte oder Skonti bietest.
Sorge für klar und verständlich formulierte Rechnungen und Zahlungserinnerungen und setze realistische, faire Zahlungsziele.
Stelle sicher, dass deine Rechnungen und Zahlungsaufforderungen rechtlich korrekt sind und alle notwendigen Angaben enthalten.
Pflege regelmäßigen Kontakt zu deinen Kunden, um ein positives Verhältnis aufzubauen.
Überprüfe die Bonität deiner Kunden vor einem Vertragsabschluss, um dich vor Zahlungsausfällen zu schützen. Erwäge alternative Zahlungsmethoden.
Versende Rechnungen unmittelbar nach Auftragseingang und gib deutliche Zahlungsfristen an.
Behalte die Zahlungseingänge mithilfe einer Buchhaltungssoftware kontinuierlich im Auge.
Lege klare Richtlinien fest, wann eine Zahlungserinnerung und wann eine Mahnung zu versenden ist.
Wenn Zahlungen auch nach einer Mahnung ausbleiben, solltest du konsequent rechtliche Schritte einleiten.
Zahlungserinnerungen automatisch erstellen und versenden mit pebe Live
Bei pebe Live kannst Du Deine Zahlungserinnerungen ganz einfach und automatisch versenden! Die Zahlungserinnerung wird direkt aus der Rechnung generiert, enthält alle relevanten Informationen wie Adressdaten und Rechnungsnummer und kann, wenn gewünscht, auch Dein Firmenlogo und individuelle Texte beinhalten.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
