Rechnungsvorlage Schweiz

Rechnungen schreiben ist mühsam, aber ganz wichtig. Wer Rechnungen nicht zeitnah nach der Leistungserbringung zustellt, riskiert ein Problem bei der Liquidität. Mit unseren Rechnungsvorlagen für die Schweiz erstellen Sie mühelos und schnell rechtskonforme Rechnungen.

Sie suchen eine Vorlage für die Erstellung von Rechnungen bzw. suchen konkret nach einer Rechnungsvorlage für Word und Excel. Genau das können wir Ihnen zur Verfügung stellen. Wir bieten Ihnen eine Word oder Excel Rechnungsvorlage, die sie individuell auf ihre Bedürfnisse anpassen können und dazu auch noch kostenlos für Sie ist. Mit wenig Anpassungsaufwand erhalten Sie damit Ihre individuelle Rechnungsvorlage, die aus rechtlicher Sicht allen Anforderungen entspricht.

Selbstverständlich bieten wir weitere Vorlagen, welche wir kostenlos zur Verfügung stellen, diese sind als Word oder Excel Variante erhältlich. Mehr Infos dazu finden Sie weiter unten.

Tipps zur Rechnungsstellung

Wichtige Punkte:

• Formale Anforderungen: Rechnungen müssen formale Angaben wie die Mehrwertsteuernummer enthalten.
• Mahnung: Bei ausbleibender Zahlung sollte der Kunde zeitnah gemahnt werden.
• QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 müssen Rechnungen mit dem neuen QR-Einzahlungsschein versehen sein.

Empfehlungen:

• Zeitnahe Rechnungsstellung: Erstellen Sie Rechnungen direkt nach erbrachter Leistung.
• Zahlungserinnerung: Senden Sie bei Zahlungsverzug eine Zahlungserinnerung, jedoch nicht vor Ablauf der Rechnungsfrist.
• Rechnungsnummer: Nutzen Sie eindeutige und nachvollziehbare Rechnungsnummern.
• Klare Beschreibungen: Artikel und Dienstleistungen sollten für den Kunden klar und nachvollziehbar sein.
• Mehrwertsteuer: Diese muss separat aufgeführt werden, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind.
• Zahlungsfrist: Gewähren Sie eine Frist von 30 Tagen nur, wenn Sie über ausreichend liquide Mittel verfügen, sonst 10 oder 14 Tage.
• Neukunden: Bei neuen Kunden sollten Sie auf Vorauskasse oder Barzahlung bestehen, da das Eintreiben unbezahlter Rechnungen aufwendig und kostspielig sein kann.

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Vorlage richtig ausfüllen: Alle Bestandteile einer Rechnung

Haben Sie ein eigenes Logo? Gestalten Sie das Layout der Rechnung individuell mit Ihrem Fimenlogo und bearbeiten Sie die Word oder Excel Rechnungsvorlage frei nach Ihren Wünschen bzw. Ihrem Corporate Design.

Bei Rechnungen gibt es Pflichtangaben, die aus juristischen Gründen unbedingt eingehalten werden müssen. Folgend finden Sie die relevanten Punkte aufgeführt:

1. Je nachdem welche Anwendung Ihnen besser zusagt, laden Sie die Rechnungsvorlage für Word oder Excel herunter.
2. Die Adressdaten der eigenen Firma geben Sie links oben ein und gleich unterhalb die Adressinformationen des Empfängers.
3. Oben rechts haben Sie einen genügend grossen Bereich für Ihr eigenes Firmenlogo. Folgende Felder sind zu erfassen:

   Rechnungsnummer: Damit Sie Ordnung in Ihr Verrechnungssystem bringen, muss die Rechnungsnummer eindeutig sein, das heisst sie darf nur einmal verwendet werden. Es spielt dabei keine Rolle, wie lange die Nummer ist, jedoch sollten Sie ein System für die Vergabe der Nummer finden, das einfach verständlich ist. Natürlich dürfen Zahlen, Buchstaben, Sonderzeichen etc. verwendet werden. Die erste Rechnung soll nicht mit 1 beginnen, denn der Kunde soll nicht darauf schliessen können, wie viele Rechnungen Sie bereits geschrieben haben. Das geht ihn schliesslich nichts an. Alternativ können Rechnungsnummer auch den Monat beinhalten z.B.: 03/2017-1321 (Monat/Jahr/Nummer).

   Lieferdatum: Es handelt sich um das Datum, wann Sie die Rechnung geschrieben haben.

   Rechnungsdatum: Gemeint ist der Zeitpunkt der Lieferung.

   Ansprechpartner: Damit erhält der Kunde bzgl. der Rechnung einen konkreten Ansprechpartner, damit er ihn bei Fragen oder Unklarheiten kontaktieren kann.

4. Meistens wird beim Betreff die Rechnungsnummer eingetragen. Manchmal werden aber auch spezielle Vereinbarungen oder Konditionen als Betreff verwendet.
5. Nach dem Betreff kommt der Kopftext. Darin können Sie auf Wunsch weiterführende Informationen hinschreiben.
6. In der Folge erfassen Sie Ihre Artikel und Dienstleistungen. Dabei sollten Sie die Bezeichnung, Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis pro Position erfassen, damit es für den Kunden nachvollziehbar ist. Die Gesamtsumme aller Positionen ohne Mehrwertsteuer, die Mehrwertsteuer zusammengefasst nach Steuersatz sowie der totale Rechnungsbetrag inkl. Mehrwertsteuer sind unbedingt anzugeben.
7. Im Anschluss haben Sie einen weiteren freien Bereich um anzugeben, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss gem. Konditionen etc. und auf Wunsch Ihre Signatur.
8. Am Schluss der Rechnung steht der Fusstext, wo nochmals die Ihre vollständigen Firmeninformationen mit Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer, E-Mail, Webseite. Sonstige Informationen, die im Fusstext platziert werden können sind Kontoangaben wie Name der Bank, IBAN bzw. Kontonummer und bei Bedarf BIC/Bankleitzahl sowie die MWST-Nr. Der Name des Geschäftsführers kann freiwillig angegeben werden.
9. Die fertige Vorlage kann anschliessend gespeichert und ausgedruckt werden. Zusätzlich kann sie als PDF per E-Mail verschickt werden. Zur Erstellung folgender Rechnungen können Sie die Word oder Excel Vorlage zentral zur weiteren Verwendung speichern.

Rechnungsvorlage Word

Verwenden Sie unsere Word-Rechnungsvorlage und fügen Sie einfach Ihre individuellen Angaben hinzu, ideal für kürzere Aufstellungen:

• Vorlage im Word-Format: Einfach zu bearbeiten und zu verwenden.
• Zeitloses Design: Professionell und ansprechend.
• Logo-Platzierung: Integrieren Sie Ihr eigenes Logo in der Kopfzeile.
• A4-Hochformat: Standardgrösse für einfache Handhabung.
• Mehrwertsteuerbetrag separat: Klare Ausweisung der Mehrwertsteuer.
• Anpassbar und erweiterbar: Gestalten Sie die Vorlage nach Ihren Bedürfnissen.
• Kostenloser und direkter Download: Sofort verfügbar und ohne Kosten.

Optimieren Sie Ihre Rechnungsstellung mit dieser praktischen und vielseitigen Vorlage!

Rechnungsvorlage Excel

Gestalten Sie Ihre nächste Rechnung mit dieser vielseitigen Excel-Vorlage, perfekt für detaillierte Kostenaufstellungen von Produkten:

• Excel-Format: Einfache Handhabung und weit verbreitet.
• Zeitloses Design: Professionelles und ansprechendes Erscheinungsbild.
• Logo-Platzierung: Integrieren Sie Ihr Logo in der Kopfzeile.
• Automatische Summenberechnung: Schnelle und fehlerfreie Addition der Rechnungspositionen.
• Mehrwertsteuer-Berechnung: Automatisierte Berechnung der Mehrwertsteuer.
• Anpassbar und erweiterbar: Passen Sie die Vorlage nach Ihren Bedürfnissen an.
• Kostenloser Download: Sofort verfügbar, ohne Kosten.

Optimieren Sie Ihren Rechnungsprozess mit dieser benutzerfreundlichen Vorlage!

Dein Download steht gleich bereit. Noch 8 Sekunden...

Word-Vorlage

Gratis Rechnungsvorlage für Word zum herunterladen.

Docx herunterladen

Excel-Vorlage

Gratis Rechnungsvorlage für Excel zum herunterladen.

Xlsx herunterladen

Rechnung mit QR-Code

Seit dem 30. September 2022 sind in der Schweiz die roten und orangen Einzahlungsscheine durch QR-Codes (Swiss QR Code) ersetzt worden. Diese QR-Rechnungen bestehen aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein und bieten mehrere Vorteile:

• Mehr Informationen: Der QR-Code kann mehr Zahlungsinformationen enthalten.
• Einfacherer Zahlungsprozess: Die Handhabung ist für Kunden einfacher.
• Vereinfachte Abwicklung: Erleichtert die maschinelle Verarbeitung von Zahlungen.

Keine Sorge, es gibt einfache und kostenlose Lösungen, um QR-Einzahlungsscheine zu erstellen.

QR-Code für Einzahlungsschein erstellen

Um eine Rechnung mit QR-Code zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

• Laden Sie eine der verfügbaren Rechnungsvorlagen herunter.
• Füllen Sie die Rechnung gemäss der Anleitung aus.
• Drucken Sie die Rechnung aus oder erstellen Sie ein PDF, wenn Sie die Rechnung elektronisch versenden möchten.

Öffnen Sie die Webseite QR-Rechnung.net (kostenloser Service).

• Erfassen Sie die relevanten Zahlungsinformationen in der Datenmaske (IBAN, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Zahlungsinformationen wie Betrag und Währung).
• Optional: Erfassen Sie auch den Zahlungsempfänger.
• Laden Sie den QR-Einzahlungsschein als PDF herunter.
• Drucken Sie den Einzahlungsschein aus und fügen Sie ihn der Rechnung bei oder hängen Sie ihn an Ihre PDF-Rechnung an.

Software statt Word- oder Excel-Vorlage?

Wenn Sie viel Zeit mit dem Erstellen von Rechnungen verbringen, sollten Sie eine spezialisierte Rechnungssoftware als Alternative zu Excel oder Word in Betracht ziehen: Mit dem richtigen Tool wird die Rechnungsstellung zum Kinderspiel!

Mit pebe Live können Rechnungen nahezu automatisch erstellt, ausgefüllt und mit nur einem Klick versendet werden. Alles 100% online in Ihrem pebe Live-Konto – jederzeit und von überall.

Bringen Sie mit pebe Live die Buchhaltung Ihres Unternehmens auf das nächste Level.

So erstellen Sie eine Rechnung in pebe Live nach wenigen Klicks

Offerten und Rechnungen schreiben sich nicht von selbst. pebe Live kommt aber ziemlich nah dran! Dank einfachem Aufbau und logischen Abläufen schreibst du Rechnungen mit QR-Code im Handumdrehen.

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• Erstklassige Überwachung der offenen Rechnungen
• Garantiert einfach zu bedienen
• Zuverlässiger und freundlicher Support