Rechnungsvorlage für Schweizer Unternehmen

Haben Sie ein eigenes Logo? Gestalten Sie das Layout der Rechnung individuell mit Ihrem Fimenlogo und bearbeiten Sie die Word oder Excel Rechnungsvorlage frei nach Ihren Wünschen bzw. Ihrem Corporate Design.

Bei Rechnungen gibt es Pflichtangaben, die aus juristischen Gründen unbedingt eingehalten werden müssen. Folgend finden Sie die relevanten Punkte aufgeführt:

1. Je nachdem welche Anwendung Ihnen besser zusagt, laden Sie die Rechnungsvorlage für Word oder Excel herunter.
2. Die Adressdaten der eigenen Firma geben Sie links oben ein und gleich unterhalb die Adressinformationen des Empfängers.
3. Oben rechts haben Sie einen genügend grossen Bereich für Ihr eigenes Firmenlogo. Folgende Felder sind zu erfassen:

Rechnungsnummer: Damit Sie Ordnung in Ihr Verrechnungssystem bringen, muss die Rechnungsnummer eindeutig sein, das heisst sie darf nur einmal verwendet werden. Es spielt dabei keine Rolle, wie lange die Nummer ist, jedoch sollten Sie ein System für die Vergabe der Nummer finden, das einfach verständlich ist. Natürlich dürfen Zahlen, Buchstaben, Sonderzeichen etc. verwendet werden. Die erste Rechnung soll nicht mit 1 beginnen, denn der Kunde soll nicht darauf schliessen können, wie viele Rechnungen Sie bereits geschrieben haben. Das geht ihn schliesslich nichts an. Alternativ können Rechnungsnummer auch den Monat beinhalten z.B.: 03/2017-1321 (Monat/Jahr/Nummer).

Lieferdatum: Es handelt sich um das Datum, wann Sie die Rechnung geschrieben haben.

Rechnungsdatum: Gemeint ist der Zeitpunkt der Lieferung.

Ansprechpartner: Damit erhält der Kunde bzgl. der Rechnung einen konkreten Ansprechpartner, damit er ihn bei Fragen oder Unklarheiten kontaktieren kann.

1. Meistens wird beim Betreff die Rechnungsnummer eingetragen. Manchmal werden aber auch spezielle Vereinbarungen oder Konditionen als Betreff verwendet.
2. Nach dem Betreff kommt der Kopftext. Darin können Sie auf Wunsch weiterführende Informationen hinschreiben.
3. In der Folge erfassen Sie Ihre Artikel und Dienstleistungen. Dabei sollten Sie die Bezeichnung, Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis pro Position erfassen, damit es für den Kunden nachvollziehbar ist. Die Gesamtsumme aller Positionen ohne Mehrwertsteuer, die Mehrwertsteuer zusammengefasst nach Steuersatz sowie der totale Rechnungsbetrag inkl. Mehrwertsteuer sind unbedingt anzugeben.
4. Im Anschluss haben Sie einen weiteren freien Bereich um anzugeben, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss gem. Konditionen etc. und auf Wunsch Ihre Signatur.
5. Am Schluss der Rechnung steht der Fusstext, wo nochmals die Ihre vollständigen Firmeninformationen mit Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer, E-Mail, Webseite. Sonstige Informationen, die im Fusstext platziert werden können sind Kontoangaben wie Name der Bank, IBAN bzw. Kontonummer und bei Bedarf BIC/Bankleitzahl sowie die MWST-Nr. Der Name des Geschäftsführers kann freiwillig angegeben werden.
6. Die fertige Vorlage kann anschliessend gespeichert und ausgedruckt werden. Zusätzlich kann sie als PDF per E-Mail verschickt werden. Zur Erstellung folgender Rechnungen können Sie die Word oder Excel Vorlage zentral zur weiteren Verwendung speichern.