Rechnungsnummer – Was gibt es zu beachten?
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Die Rechnungsnummer ist ein fester Bestandteil in der Rechnungsstellung. Dieser Artikel erklärt die Bedeutung, Gestaltung und rechtlichen Aspekte der Rechnungsnummer. Unternehmer finden hier umfassende Informationen zur korrekten Handhabung und den Konsequenzen von Fehlern.
Definition: Was ist eine Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer ist eine einzigartige Kennung aus Zahlen und Buchstaben, die jede Rechnung eindeutig identifizierbar macht und wichtigen rechtlichen Anforderungen entspricht. Sie dient der Zuordnung von Zahlungen und Geschäftsvorgängen und muss fortlaufend und einmalig vergeben werden. Dieser Artikel erklärt die Bedeutung, Gestaltung und rechtlichen Aspekte der Rechnungsnummer. Unternehmer finden hier umfassende Informationen zur korrekten Handhabung und den Konsequenzen von Fehlern.
Welchen Zweck erfüllt die Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer ist essenziell für die Nachverfolgung finanzieller Transaktionen. Unternehmen nutzen sie, um Rechnungen eindeutig zu identifizieren und ihre Finanzströme im Blick zu behalten. Für Kundinnen und Kunden ermöglicht die Rechnungsnummer eine korrekte Zuordnung von Zahlungen und hilft, Unstimmigkeiten zu klären.
Rechnungsnummer richtig erstellen: So geht's!
Rechnungsnummern sind essenziell in der Buchhaltung, da jede Nummer einzigartig und nicht wiederholbar sein darf. Üblicherweise setzen sich diese Nummern aus einer Mischung von Jahreszahl, Kundennummer und einer fortlaufenden Sequenz zusammen, die entweder durchgehend weitergeführt oder jährlich zurückgesetzt wird. Solche Systeme schliessen mit dem Jahresende und starten im neuen Jahr von vorne.
Firmen haben die Freiheit, mit einer beliebigen Zahl zu starten, anstatt bei eins zu beginnen, um so mehr Erfahrung oder Grösse zu suggerieren. Ebenfalls ist es möglich, Buchstaben zu integrieren, beispielsweise zur Kennzeichnung des Monats. Wichtig dabei ist, dass das gewählte System der Nummerierung logisch, lückenlos und klar nachvollziehbar bleibt. Damit stellt das Unternehmen sicher, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird und die Integrität der Buchführung gewahrt bleibt.
Durch den Einsatz von spezialisierter Rechnungssoftware werden automatisch fortlaufende Nummern erzeugt, was die Vergabe von doppelten oder inkorrekten Nummern verhindert. Dies ist besonders nützlich bei Stornierungen, da die Software den Prozess vereinfacht.
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Wo steht die Rechnungsnummer?
Für die Platzierung der Rechnungsnummern gibt es keine Vorgaben. Eine Rechnungsnummer sollte gut sichtbar und klar positioniert sein, oft unter der Adresse oder als Titel des Dokuments. Sie sollte deutlich hervorgehoben werden, beispielsweise durch grössere oder fett formatierte Schrift, um Verwechslungen mit anderen Nummern zu vermeiden.
Ein gutes Rechnungsprogramm gewährleistet, dass die Rechnungsnummer eindeutig und korrekt angezeigt wird, da voreingestellte Vorlagen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Beispiele für Rechnungsnummern
Eine Rechnungsnummer kann verschiedene Elemente wie das Jahr, die Kundennummer sowie Zahlen, Buchstaben oder Bindestriche enthalten. Hier sind einige Beispiele:
INV-0001: Diese simple Nummer nutzt führende Nullen, um Einheitlichkeit zu gewährleisten. Zum Beispiel hat die zehnte Rechnung die Nummer INV-0010.
INV-2024-0001: Diese Version fügt das Geschäftsjahr hinzu, was eine noch bessere Übersichtlichkeit bietet.
15-02-2024-0001: Diese Nummer nutzt das genaue Datum, gefolgt von einer fortlaufenden Nummer, und bietet dadurch noch mehr Klarheit.
INV-ONLINE-11-2023-0001: Diese Variante ist ideal für Unternehmen mit verschiedenen Vertriebskanälen. Hier zeigt die Nummer den Vertriebskanal „Online“, das Datum und die fortlaufende Nummer.
Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?
Auch wenn fortlaufende Rechnungsnummern üblich sind, ist dies nicht zwingend. Wichtig ist die Einzigartigkeit der Nummer zur eindeutigen Zuordnung. Fortlaufende Nummern sind jedoch praktisch für den Überblick und das Erkennen fehlender Rechnungen.
Fortlaufende Nummern: Bessere Übersicht, leichtes Erkennen fehlender Rechnungen.
Wie kürzt man die Rechnungsnummer ab?
Übliche Abkürzungen sind unter anderem:
Rg. oder RG für Rechnung
GS für Gutschrift
R.-Nr. oder Rg.-Nr. für Rechnungsnummer
Abr.-Nr. für Abrechnungsnummer
Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?
Obwohl das Schweizerische KMU-Portal KMU Admin keine gesetzliche Pflicht zur Angabe einer Rechnungsnummer vorsieht (hier geht es zu den gesetzlichen Vorgaben der Rechnungsstellung), ist es in der Praxis weit verbreitet, eine solche Nummer zu verwenden. Dies trägt massgeblich dazu bei, die Buchführung, das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr zu vereinfachen.
Warum sind einmalige Rechnungsnummern wichtig?
Eine doppelte Vergabe von Rechnungsnummern kann zu Klärungsaufwand und Zahlungsverzug führen, da elektronische Systeme die Buchung verweigern können. Besonders bei manuell erstellten Rechnungen ist dieses Problem häufig. Die Nutzung eines Rechnungsprogramms kann solche Fehler vermeiden. Bei einem Fehler müssen die betroffenen Kunden informiert und die Rechnungen korrigiert werden.
Fehler in der Rechnungsnummer?
Wenn ein Fehler in der Rechnungsnummer bemerkt wird, sollte umgehend eine korrigierte Rechnung ausgestellt und dem Kunden zugeschickt werden, um Revisionsprobleme durch doppelte oder fehlerhafte Nummern zu vermeiden.
Falls der Fehler erst nach der Buchung und Bezahlung auffällt, kann die Nummer nicht einfach geändert werden, da der Geschäftsvorfall abgeschlossen ist. In diesem Fall muss die fehlerhafte Rechnung storniert werden. Mehr zum Thema Stornorechnung gibt es in unserem Blog-Beitrag.
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Die Rechnungsnummer ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Rechnung und erfüllt zahlreiche wichtige Funktionen. Sie sorgt nicht nur für die eindeutige Identifizierung und Nachverfolgung von Rechnungen, sondern erfüllt auch wichtige rechtliche Anforderungen. Eine korrekt vergebene Rechnungsnummer unterstützt Unternehmen dabei, ihre Finanzströme im Blick zu behalten und Unstimmigkeiten bei Zahlungen zu vermeiden.
Die Gestaltung der Rechnungsnummer kann flexibel gehandhabt werden, solange das gewählte System logisch, lückenlos und nachvollziehbar bleibt. Durch die Nutzung spezialisierter Rechnungssoftware können Fehler bei der Nummernvergabe vermieden und der Prozess der Rechnungsstellung effizienter gestaltet werden.
Insgesamt erleichtert eine gut durchdachte Handhabung der Rechnungsnummern die Buchführung, das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr erheblich. Sie trägt massgeblich zur Integrität der Unternehmensfinanzen bei und minimiert den Aufwand bei der Nachverfolgung und Korrektur von Fehlern.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
