Offerte erstellen? So schreibt man eine professionelle Offerte
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Die Erstellung überzeugender Offerten sind entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, da sie oft der erste Eindruck und eine verbindliche Vereinbarung darstellen. Eine gut strukturierte Offerte dient nicht nur als rechtliches Dokument, sondern auch als Marketinginstrument und zeigt Kompetenz sowie Zuverlässigkeit. In unserem Blog erfahren Sie, wie Sie schnell und effizient die perfekte Offerte erstellen, inklusive Vorlagen, und welche wichtigen Elemente und Tipps zu beachten sind, um einen positiven Eindruck bei potenziellen Kunden zu hinterlassen.
Definition: Was ist eine Offerte?
Eine Offerte ist ein konkretes und verbindliches Angebot an einen potenziellen Kunden. In diesem Dokument legt der Dienstleistungserbringer die Bedingungen für die Erbringung einer Dienstleistung, Warenlieferung oder handwerklichen Arbeit fest. Damit ein Vertrag zustande kommt, muss der Kunde die Offerte akzeptieren.
Im Gegensatz zu Verträgen oder Rechnungen wird eine Offerte vor dem Geschäftsabschluss erstellt, um potenzielle Kunden von der angebotenen Dienstleistung zu überzeugen.
Sie legt die Bedingungen dar, unter denen der Anbieter bereit ist, einen Vertrag zu schliessen, und kann schriftlich, mündlich oder durch Verhalten erfolgen, muss jedoch eine klare Absicht zeigen, eine rechtliche Vereinbarung zu schaffen. Daher sollte sie alle relevanten Informationen enthalten, um Unklarheiten zu beseitigen und den Kunden zur Annahme des Angebots zu bewegen.
Tipp: Eine gut vorbereitete Offerte dient als wichtiges Marketing- und Kommunikationstool, insbesondere für kleinere Unternehmen, und sollte alle wesentlichen Fragen zu den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen beantworten, um Zeit für beide Seiten zu sparen.
Offerte erstellen: So geht's
Eine überzeugende Offerte ist essenziell für den geschäftlichen Erfolg und sollte alle relevanten Informationen klar und transparent darlegen. Hier sind die wesentlichen Bestandteile einer Offerte:
Absender- und Empfängerdaten: Name, Adresse und Logo des Leistungserbringers sowie Name und Adresse des Leistungsempfängers. Bei Bedarf auch interne Kundennummern.
Offertendetails: Nummer und Datum der Offerte, Gültigkeitsdauer und Kontaktinformationen des Ansprechpartners, inklusive E-Mail-Adresse und direkter Telefonnummer.
Leistungsbeschreibung: Präzise Darstellung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen, inklusive Stück- und Totalpreise sowie konkrete Mengenangaben.
Preisinformationen: Detaillierte Auflistung aller Preise, Kosten und Mengenangaben, inklusive Angabe von Rabatten, Skonti und dem anwendbaren Mehrwertsteuersatz.
Zahlungsbedingungen: Klare Definition der Zahlungsfristen, Teilzahlungsoptionen und Bankverbindung.
Lieferbedingungen: Angabe der Lieferzeiten, Versand- und Verpackungskosten, sofern relevant.
Verweis auf AGB: Falls vorhanden, sollte die Offerte auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) verweisen oder diese beilegen.
Zusätzliche Informationen: Beigefügte Prospekte, Firmenbeschreibungen oder andere nützliche Dokumente, die zur Transparenz und Verständlichkeit der Offerte beitragen.
Durch die Berücksichtigung dieser Punkte wird eine Offerte nicht nur rechtlich wasserdicht, sondern auch ansprechend und klar für potenzielle Kunden, was die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Geschäftsabschlusses erhöht.
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Ist eine Offerte verbindlich?
Eine Offerte ist für beide Parteien rechtsverbindlich, sobald sie akzeptiert wurde. Dies kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen. Vor der Annahme kann der Anbieter das Angebot widerrufen oder ändern, es sei denn, die Offerte ist unwiderruflich oder enthält eine Frist für die Annahme. Gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR, Art. 394) ist der Beauftragte verpflichtet, die übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss auszuführen.
Um sich nicht zu einem bestimmten Preis zu verpflichten, sollte die Offerte als „unverbindlich“ gekennzeichnet sein oder den Hinweis „Mehrkosten und Preisabweichungen vorbehalten“ enthalten.
Ist eine Offerte kostenpflichtig?
Üblicherweise ist die Erstellung einer Offerte für den Interessenten kostenlos, es sei denn, es wurde anders vereinbart. In bestimmten Branchen, in denen detaillierte Offerten üblich sind, können Unternehmen eine Gebühr zur Deckung von Arbeits-, Material- und Verwaltungskosten erheben.
Wird eine Gebühr erhoben, ist Transparenz entscheidend. Die Kosten müssen dem potenziellen Kunden im Voraus klar mitgeteilt werden, um Missverständnisse und Misstrauen zu vermeiden.
Ist Angebot und Offerte das gleiche?
Ja, die Begriffe „Angebot“ und „Offerte“ können synonym verwendet werden, da beide im Allgemeinen ein Angebot im wirtschaftlichen oder geschäftlichen Kontext beschreiben.
Wie erstelle ich eine professionelle Offerte?
Eine gute Offerte wird schriftlich erstellt und sollte klar und übersichtlich sein. Wichtig ist die Angabe präziser Preise inklusive Mehrwertsteuer. Wenn ein endgültiger Preis nicht möglich ist, sollte klar als unverbindlicher Kostenvoranschlag gekennzeichnet werden. Rabatte oder Skonto sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, können aber die schnelle Begleichung der Rechnung fördern und können in der Offerte vermerkt werden.
Verwenden einer Offertvorlage
Mit einer einfachen Word- oder Excel-Offertvorlage können vor allem kleine Unternehmen und Selbstständige Zeit sparen, die nur gelegentlich Offerten erstellen. Beachten Sie, dass in der Vorlage jedes Mal unter anderem die Adressdaten, das Datum, die Produktpositionen sowie die Preise und ggf. die Mehrwertsteuer angepasst werden müssen.
Hier finden Sie unsere kostenlose Offertvorlage zum Download.
Bequem und schnell mit Software erstellen
Noch schneller als mit Excel- und Word-Vorlagen gelingt die Offerterstellung mit einer spezieller Software. Es gibt Programme auf dem Markt, die sich ausschliesslich auf die Erstellung von Offerten, Rechnungen und oft auch Mahnungen konzentrieren. Dennoch bleibt ein Teil der Arbeit manuell.
Wenn Sie Offerten mit unserer Buchhaltungs-Software pebe Live schreiben, werden alle wichtigen Angaben automatisch in die Vorlage eingefügt. Hinterlegte Adressdaten und Produktpositionen und Texte lassen sich mit nur einem Klick importieren und einfügen. Dies spart vor allem Zeit, wenn häufig Offerten erstellt werden.
5 Vorteile bei der Offertenerstellung mit pebe Live
Unsere Buchhaltungssoftware pebe Live für Schweizer Kleinunternehmen und Statups bietet integrierte Vorlagen für eine einfache und bequeme Offertenerstellung. Dies sind Ihre Vorteile:
Zeitersparnis und Effizienz:
Vorlagen: Das Programm bietet vordefinierte Vorlagen, die leicht an die spezifischen Anforderungen angepasst werden können.
Professionalität und Genauigkeit:
Offerten, die mit pebe Live erstellt werden, haben ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild. Alle relevanten Informationen können präzise und übersichtlich dargestellt werden, was den professionellen Eindruck stärkt.
Integration und Datenverwaltung:
Kunden- und Produktdaten können zentral verwaltet und leicht in die Offerte übernommen werden. Alle erstellten Offerten werden gespeichert, was eine einfache Nachverfolgung und Historienverwaltung ermöglicht.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
Erstellen Sie dank Cloud-basierte Software von überall und jederzeit Ihre Offerten, Rechnungen und vieles mehr. Dabei können Inhalte der Offerte flexibel angepasst werden, um spezifische Kundenanforderungen zu erfüllen.
Automatisierte Prozesse:
Erfolgreiche Offerten können nahtlos in Rechnungen umgewandelt werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
Durch die Nutzung von pebe Live für die Erstellung von Offerten können Unternehmen nicht nur den administrativen Aufwand reduzieren, sondern auch die Qualität und Professionalität ihrer Angebotsstellung verbessern.
Was passiert nach der Offerte?
Nach der Offerte erfolgt die Rechnungsstellung wie folgt. Dieser Ablauf kann je nach Unternehmen variieren:
Auftragsbestätigung: Kunde akzeptiert die Offerte, Auftragsbestätigung wird erstellt.
Leistungserbringung: Anbieter erbringt die vereinbarten Leistungen.
Rechnungserstellung: Rechnung wird mit allen relevanten Details erstellt (Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag, Zahlungsbedingungen).
Überprüfung und Versand: Rechnung wird geprüft und an den Kunden gesendet.
Zahlungseingang: Kunde bezahlt die Rechnung gemäss den Bedingungen.
Buchhaltung: Zahlung wird in der Buchhaltung erfasst.
Nachverfolgung: Bei Nichtzahlung erfolgt Mahnung oder rechtliche Schritte.
Vermeiden Sie diese häufigen Fehler
Auch wenn die Erstellung von Offerten keine grosse Herausforderung darstellt, schleichen sich dennoch häufig Fehler ein. Die häufigsten sind:
Kundenanliegen werden unzureichend berücksichtigt.
Nutzen und Vorteile für den Kunden werden nicht klar aufgezeigt.
Die Offerte ist zu ungenau und nicht im Detail
Die Offerte ist unübersichtlich gestaltet.
Die Offerte wird nicht fristgerecht eingereicht.
Diese Fehler zu vermeiden, ist essenziell, um den professionellen Eindruck Ihrer Offerte zu gewährleisten und Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Geschäftsabschluss zu erhöhen.
Fazit
Eine professionelle Offerte ist entscheidend für den geschäftlichen Erfolg, da sie nicht nur als rechtliches Dokument, sondern auch als Marketinginstrument fungiert. Eine gute Offerte sollte alle relevanten Informationen klar und transparent darstellen, wie Absender- und Empfängerdaten, Leistungsbeschreibung, Preisinformationen, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie einen Verweis auf die AGB. Zudem kann die Nutzung von Vorlagen und Software die Effizienz erhöhen und die Qualität der Offerten verbessern. Mit einer gut vorbereiteten und strukturierten Offerte steigern Unternehmen ihre Chancen auf erfolgreiche Geschäftsabschlüsse.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
