Mahnung – Das musst du wissen (mit Vorlagen)
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Philipp Smolarz
Die Mahnung ist auch als Erinnerungsschreiben oder als Zahlungserinnerung zu verstehen. Ein säumiger Zahler kann damit schriftlich auf seine ausstehende Zahlung aufmerksam gemacht werden. Gemäss Schweizer Obligationenrecht ist die Form gesetzlich nicht definiert, aber es ist durchaus sinnvoll per Brief zu mahnen, wenn der Schuldner seiner Verpflichtung nicht fristgerecht nachkommt.
Was ist eine Mahnung?
Die Mahnung ist mit einer Zahlungserinnerung gleichzusetzen. In der Mahnung wird der Kunde daran erinnert, seine Schuld zu begleichen. In vielen Fällen kommt ein dreistufiges Verfahren zur Anwendung. Die dritte Mahnung wird häufig als „letzte Mahnung“ betitelt. In diesem Schreiben wird dem Kunden häufig die Betreibung angedroht.
Die Basis jeder Mahnung bildet eine offene Rechnung, Die Zahlungsfrist wird beim Schreiben einer Rechnung immer angegeben. Wird das Zahlungsziel vom Schuldner (auch Debitor genannt) nicht eingehalten, kann der Gläubiger (auch Kreditor genannt) den Kunden mahnen. Wenn der Schuldner, eine Zahlung ablehnt, ist eine Mahnung wenige zielführend. In diesem Fall sollte man sich überlegen, ob man direkt eine Betreibung einleiten soll.
Wie wird die Mahnung geschrieben?
In der Regel wird schriftlich gemahnt. Die Mahnung selbst muss sich auf die dazugehörige Rechnung beziehen. Im Text sollte man den Kunden klar, aber freundlich auf die ausstehende Zahlung aufmerksam machen. Wer möchte, kann die Mahnung auch per Einschreiben zusenden. Das ist aber nicht unbedingt nötig. Die meisten Unternehmen mahnen drei Mal bevor sie eine Betreibung einleiten. Die Abstände zwischen den Mahnungen können frei definiert werden.
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Darf ich auch per E-Mail mahnen?
Ja, du darfst auch per E-Mail mahnen. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, die festlegen, auf welchem Weg eine Mahnung verschickt werden muss. Daher ist es möglich, eine Mahnung per E-Mail zu verschicken, solange der Schuldner über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt und diese dem Gläubiger bekannt ist.
Es empfiehlt sich jedoch, die Mahnung schriftlich zu verschicken, um sicherzustellen, dass der Schuldner sie auch tatsächlich erhält. Zudem ist es ratsam, eine schriftliche Mahnung auch als Nachweis aufzubewahren, falls es später zu Streitigkeiten oder Unklarheiten kommen sollte. Wenn du die Mahnung per E-Mail verschickst, solltest du daher auch eine schriftliche Version aufbewahren, zum Beispiel als Ausdruck oder als PDF-Datei.
Ist eine Zahlungserinnerung eine Mahnung?
Ja, eine Zahlungserinnerung kann als Mahnung verstanden werden. Eine Mahnung ist eine Aufforderung, eine offene Zahlung zu leisten. Sie wird in der Regel dann verschickt, wenn eine Zahlung fällig ist und bisher noch nicht geleistet wurde. Eine Zahlungserinnerung ist also eine Art Vorwarnung, dass eine Zahlung fällig ist und dass sie bald eingefordert werden wird, wenn sie nicht geleistet wird. Sie dient dazu, den Schuldner darauf aufmerksam zu machen, dass eine Zahlung fällig ist und dass es wichtig ist, diese zu leisten.
Es ist möglich, dass eine Zahlungserinnerung als Mahnung verstanden wird, wenn sie ausdrücklich als solche bezeichnet wird oder wenn sie in bestimmter Weise formuliert ist. Es ist jedoch auch möglich, dass eine Zahlungserinnerung lediglich dazu dient, den Schuldner daran zu erinnern, dass eine Zahlung fällig ist, ohne dass eine Mahnung im eigentlichen Sinne vorliegt.
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Ablauf des Mahnprozesses bei Zahlungsverzug – eine Anleitung
In der Schweiz erfolgt der Mahnprozess üblicherweise drei Stufen:
Zahlungserinnerung in höflicher Form
Aus Gründen der Effektivität und der Kundenfreundlichkeit mahnen viele Unternehmen nicht gleich nach dem ersten Tag der abgelaufenen Zahlungsfrist. Das passiert jedem einmal, oder? Versende eine freundliche Zahlungserinnerung.
Erste Mahnung
Wenn die Zahlung trotz freundlicher Zahlungserinnerung nicht erfolgt, sollte die erste Mahnung geschrieben werden. Diese sollte etwa 10 bis 14 Tage nach Ablauf der Frist in der Zahlungserinnerung verschickt werden.
Zweite und finale Mahnung
Wenn die Zahlung nach der ersten Mahnung nicht erfolgt, musst Du dem Schuldner eine deutliche Zahlungsaufforderung zustellen, etwa zehn Tage nach Ablauf der letzten Frist. Im Gegensatz zur ersten Mahnung wird jetzt mit rechtlichen Schritten oder Betreibung gedroht. Folgendes solltest Du dabei beachten:
Wichtig: Vermeide zusätzliche Drohungen, um keine Straftat zu begehen. Schicke die zweite Mahnung per Einschreiben, um im Falle von rechtlichen Schritten einen Nachweis zu haben.
Gemäss Schweizer Obligationenrecht wäre es möglich, für das Mahnen Verzugszinsen zu belasten. Für die Belastung von Mahngebühren gibt es keine gesetzliche Regelung. In den meisten Fällen wir bei der ersten Mahnung auf Verzugszinsen und Mahngebühren verzichtet.
Die Höhe der Mahngebühren muss dabei klar definiert sein. Eine allgemeine Formulierung wie „Mahnspesen werden erhoben“ ist nicht ausreichend. Es muss klar spezifiziert sein, etwa „Bei der zweiten Mahnung werden Gebühren von 30 Franken fällig.“ Es ist empfehlenswert, die Bedingungen für mögliche Verzugszinsen und Mahngebühren in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festzuhalten.
Mahnungsvorlage für die Schweiz
Ähnlich wie bei der Rechnung gibt es für Mahnungen nur wenige gestalterische Vorgaben.
Welche Informationen gehören in eine Mahnung?
Du kannst dich also kreativ austoben. Es sollte auf jeden Fall klar sein, auf welche Rechnung du dich beziehst, dazu gehören:
Absender
Empfänger
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Rechnungsbetrag
Zahlungsziel
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Welche Zahlungsfrist bei Mahnung?
Die Fristen für Mahnungen sind im Gesetz nicht festgelegt und hängen daher von den individuellen Vereinbarungen zwischen Gläubiger und Schuldner ab. In der Regel wird eine Mahnung erst nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt, die im Kaufvertrag, im Mietvertrag oder in einem anderen Vertrag festgelegt wurde. Wenn keine Zahlungsfrist vereinbart wurde, gilt die gesetzliche Fälligkeit von 30 Tagen nach Rechnungsstellung.
Es ist jedoch üblich, dass Gläubiger eine Nachfrist setzen, bevor sie eine Mahnung verschicken. Diese Nachfrist gibt dem Schuldner die Möglichkeit, den offenen Betrag innerhalb einer bestimmten Frist zu begleichen, bevor eine Mahnung verschickt wird. Die Dauer der Nachfrist hängt von den individuellen Vereinbarungen ab und kann zum Beispiel 14 Tage oder einen Monat betragen.
Wie hoch dürfen Mahngebühren in der Schweiz sein?
Bei der Mahnung sieht, wie erwähnt, das Gesetz keine Mahngebühren vor. Trotzdem dürfen sie erhoben werden. Voraussetzung dafür ist, dass sie im Vertrag klar geregelt sind. Meistens steht die entsprechende Regelung in den „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“. Entscheidend ist, dass der Betrag in Franken und Rappen klar geregelt sind. Pauschale Aussagen zu Mahngebühren sind nicht genügend.
Was passiert, wenn man die Mahngebühr nicht bezahlt?
Wenn du die Mahngebühr nicht bezahlst, kann der Gläubiger weitere Mahnungen verschicken, in denen die Mahngebühr erneut gefordert wird. Wenn auch diese Mahnungen unbezahlt bleiben, kann der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. In einem solchen Verfahren wird das Gericht entscheiden, ob der Anspruch des Gläubigers berechtigt ist und ob du verpflichtet bist, die Mahngebühr zu bezahlen.
Es ist wichtig, dass du dich an die vereinbarten Zahlungsfristen hältst und die Mahngebühr fristgerecht bezahlst, um weitere Mahnungen und eventuell sogar ein gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden. Wenn du die Mahngebühr nicht begleichen kannst oder willst, solltest du umgehend Kontakt mit dem Gläubiger aufnehmen und eine Ratenzahlung vereinbaren.
Verzugszinsen
Art. 104 Abs. 1 OR besagt, dass der Verzugszins 5% des ausstehenden Betrages beträgt. Es ist sogar möglich, einen höheren Zins zu verlangen, jedoch muss dies ebenfalls im Vertrag mit dem Kunden geregelt sein (aktuellen Maximalzinsatz beachten).
Wenn du dich nicht selbst um das Mahnwesen kümmern willst, kannst du diese Tätigkeit einem Inkassobüro übertragen. Merke ab: die Kosten für das Inkassobüro können nicht auf den Schuldner abgewälzt werden. Das ist unzulässig. Falls durch das späte Zahlen für den Lieferanten ein Schaden entsteht, kann dieser geltend gemacht werden, jedoch liegt die Beweislast beim Gläubiger.
Wie kann man Kunden zur zeitnahen Zahlung motivieren?
Biete deinen Kunden Anreize wie Skonti bei zeitnahen Zahlungen oder Rabatte bei Zahlung per Vorkasse an und motiviere diese so zur zeitnahen Zahlung.
Was tun, wenn die Mahnungen erfolglos bleiben?
In der Regel werden zunächst ein oder zwei Mahnungen verschickt, bevor ein Inkasso eingeschaltet wird. Die erste Mahnung dient dazu, den Schuldner darauf aufmerksam zu machen, dass eine Zahlung fällig ist und dass er diese baldmöglichst leisten sollte. Die zweite Mahnung wird in der Regel verschickt, wenn die Zahlung immer noch nicht erfolgt ist und dient als letzte Aufforderung, die Zahlung zu leisten.
Wenn auch nach zwei Mahnungen keine Zahlung erfolgt, kann ein Inkasso eingeschaltet werden. Inkasso ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen oder eine Person beauftragt wird, eine fällige Zahlung einzufordern. Das Inkasso kann auf verschiedene Weise erfolgen, wie zum Beispiel durch Mahnbescheide oder Gerichtsverfahren.
Was ist beim Mahnen zusätzlich wichtig?
Da der Schuldner Kunde ist, sollte man sich gut überlegen, was man in einer Mahnung schreiben will. Zentral ist immer, dass man klar und doch immer freundlich bleibt. Schliesslich will man mit den Kunden eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen.
Was wenn der Kunde wütend wird?
Falls du ein Inkassobüro beauftragst, solltest du dieses über die Art der Kunden und über seine eigene Unternehmensphilosophie unterrichten.
Auch bei der Auswahl eines geeigneten Inkassounternehmens sollte man sich nicht von emotionalen Aspekten leiten lassen, sondern mit dem Dienstleister genau die „Gangart“ absprechen, mit der dieser gegen die eigenen Kunden vorgehen soll.
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Mahnung per Vorlage oder Software schreiben
Vieler unserer Kunden standen vor der Frage: Soll ich meine Mahnungen per Vorlage oder lieber mit einer Software schreiben?
Unsere Antwort: Dies kann pauschal nicht beantwortet werden – der Einzelfall zählt. Überlege Dir, wie viel Zeit Du durch eine praktische Software sparen kannst und wie viel diese wert ist?
Lohnt es sich für Dich?
Fazit
Unser Fazit: Die Gründe, warum ein Kunde nicht zahlt, können vielfältig sein. Oft ist die Rechnung im hektischen Tagesgeschäft einfach untergegangen. Erinnere Deine Kunden bei offenen Rechnungen freundlich an die Bezahlung. Durchlaufe dabei das dreistufige Mahnverfahren. Sollten Kunden weiterhin die Zahlung verweigern, kannst Du guten Gewissens die Betreibung einleiten.
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Seit +10 Jahren ist Philipp Smolarz als Unternehmer in der Softwarebranche tätig. Seine Fachkenntnisse in der Buchhaltungsbranche fundieren auf die langjährige Praxiserfahrung in leitender Position.
