Lohnabrechnung Schweiz: So wird’s gemacht
Für Unternehmen, die Personal beschäftigen, stellt die Lohnbuchhaltung einen wichtigen Bestandteil der Unternehmensführung dar. Zentral dabei ist, dass der Nettolohn deiner Mitarbeiter korrekt ermittelt und ausgezahlt wird. Damit verbunden sind zahlreiche gesetzliche Vorschriften und Spezialfälle, welche die ganze Sache verkomplizieren. Wir verschaffen dir hier einen Überblick über die wichtigsten Aspekte und erklären, was du bei der Lohnabrechnung berücksichtigen solltest.
- Die Lohnabrechnung auf den Punkt gebracht
- Welche gesetzlichen Grundlagen muss man beachten?
- Welche Anforderungen muss eine Lohnabrechnung erfüllen?
- Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?
- Welche Lohnabzüge mindern den Arbeitslohn der Arbeitnehmer?
- Was muss eine Lohnabrechnung im Detail beinhalten?
- Beispiel für die Erstellung einer Lohnabrechnung
- Digitale Lohnbuchhaltung in der Schweiz
- Welche Vorteile bringt die Erstellung der Abrechnung mit einer Software?
- Zusammenfassung
Die Lohnabrechnung auf den Punkt gebracht
In der Lohnabrechnung dokumentierst du als Arbeitgeber, wie sich der Lohn deiner Mitarbeiter zusammensetzt und welche sozialversicherungsrechtlichen und lohnsteuerlichen Abzüge du machst. Die Arbeitnehmer können daraus ablesen, welchen Nettolohn sie in dem Abrechnungszeitraum verdient haben. Die Abrechnung über den Lohn erstellt man üblicherweise monatlich.
Welche gesetzlichen Grundlagen muss man beachten?
Der Zweck einer Lohnabrechnung besteht darin, dem Steueramt gegenüber nachzuweisen, wie viel Lohnsteuer und welche Sozialversicherungsbeiträge in einem Kalendermonat gezahlt wurden.
Wegen des Anspruchs, den der schweizerische Gesetzgeber an die Erstellung einer Abrechnung stellt, hat er die Anforderungen in einer gesetzlichen Grundlage normiert.
Gemäss der Vorschrift Art. 323 b Absatz 1 OR hat jeder Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm eine monatliche Lohnabrechnung übergibt. Wurde das schriftliche Dokument korrekt erstellt und hat es alle Anforderungen erfüllt, können mögliche Fragen der Lohnadministration vermieden werden.
Welche Anforderungen muss eine Lohnabrechnung erfüllen?
Aus der schriftlichen Lohnabrechnung, die der Arbeitnehmer von dir erhält, muss der Bruttolohn und der Nettolohn hervorgehen. Ausserdem musst du den Arbeitnehmer über die lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge informieren.
Hat dein Arbeitnehmer in einem Monat – oder auch regelmässig – diverse Zuschläge bezogen, muss du ihn hierüber in der monatlichen Abrechnung informieren. Handelt es sich bei diesen Zuschlägen um Ferienzuschläge, bestimmt das schweizerische Recht, dass man in der Lohnabrechnung sowohl eine Angabe in Prozent als auch in Franken machen muss. Hinterlässt du bei der Erstellung der monatlichen Abrechnung nur den Vermerk «Ferien», erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen des Art. 323 b Abs. 1 OR nicht.
Welche Pflichten hat du als Arbeitgeber?
Wer in seinem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, muss nach Schweizer Recht eine Lohnbuchhaltung geführt werden, in der Bruttolöhne und diverse Lohnabzüge aufgeführt sind.
Übernimmst du die Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung selbst, trägst du die Verantwortung dafür, dass in dem Dokument korrekte Angaben über den Bruttolohn, den Nettolohn und die Abzüge gemacht werden. Die Kenntnisse, die für die Erstellung einer Abrechnung notwendig sind, musst du dir dafür selber aneignen. Dabei musst du insbesondere berücksichtigen, dass die gesetzlichen Grundlagen, die zum Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, jedes Jahr angepasst werden.
Monatliche Zahlung
Die Pflicht zur Erstellung einer Lohnabrechnung muss du als Arbeitsgeber jeden Monat erfüllen. Du hast die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, wenn du dem Arbeitnehmer das schriftliche Dokument auf digitalem Weg zukommen lässt.
Auf die Ausrichtung des Nettolohns haben deine Mitarbeiter jeden Monat einen Anspruch. Habt ihr ein Gesamt- oder Normalarbeitsvertrag vereinbart, könnt ihr auch längere Fristen für die Ausrichtung des Nettolohnes festlegen. In einem Einzelarbeitsvertrag ist nur die Vereinbarung von kürzeren Fristen möglich.
Eine Pflicht, die mit der Erstellung einer Lohnabrechnung verbunden ist, betrifft die monatliche Auszahlung des Nettolohns. In der Regel reicht es aus, wenn du den Lohn bis zum letzten Tag eines Monats auszahlt. Es steht dem schweizerischen Recht aber nicht entgegen, wenn du und dein Arbeitnehmer eine abweichende Regelung treffen.
13. Monatslohn
In vielen Firmen ist es üblich, einen zusätzlichen dreizehnten Monatslohn auszuzahlen. Auch dies wird im Arbeitsvertrag vereinbart und festgehalten
Spesen
Entstehen deinen Arbeitnehmern während der Arbeitszeiten Kosten, die sie aus der eigenen Tasche bezahlen müssen, spricht man von Spesen. Beispielsweise fallen Spesen für Reisekosten, Verpflegung oder Unterkunft an. Die Vergütung dieser Kosten ist üblicherweise im Spesenreglement regelt.
Familienzulagen
Aus jeder Lohnbuchhaltung müssen zudem die Familienzulagen hervorgehen, die den Mitarbeitern monatlich vorgeschossen werden. Die Familienzulagen stehen den Arbeitnehmern zu, die mindestens ein Kind haben. Auf Antrag erhalten Eltern für jedes Kind, das das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, eine Zulage von CHF 200 im Monat. Als weitere Bedingung für den Bezug der Familienzulage muss dein Arbeitnehmer ein Einkommen von mindestens CHF 592 erzielen. Liegt das Einkommen darunter, brauchst du die Familienzulage nicht zu berücksichtigen.
Welche Lohnabzüge mindern den Arbeitslohn der Arbeitnehmer?
Arbeitnehmer müssen einen Teil ihres Bruttolohnes an die Sozialversicherung abgeben. Ergänzt wird diese Zahlung, um deinen Beitrag (Arbeitgeberbeitrag).
1. Säule: AHV / ALV / IV
Für die Alters- und Invalidenversicherung (AHV/IV) wird z. B. ein prozentualer Anteil, von 5,3 % fällig. Bei einem Jahreseinkommen von CHF 148’200.00 muss dein Arbeitnehmer einen Beitrag von 1,1 % des Bruttolohns an die Arbeitslosenversicherung (ALV) zahlen.
2. Säule: Pensionskasse
Die Pensionskasse wird auch BVG genannt. Dies steht für Bundegesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge. Deine Arbeitnehmer müssen ab einem Jahreseinkommen von 21’510 CHF obligatorisch BVG versichert sein. Die Pensionskasse schützt junge Erwachsene vor Risiken der Invalidität und Tod. Ab dem 24. Lebensjahr werden die Abgaben als Altersrente gespart.
Unfallversicherung
Ein weiterer Teil der Sozialversicherung ist die Unfallversicherung. Passiert deinen Arbeitnehmer etwas während oder ausserhalb der Arbeitszeit, sind sie je nach Umfang der Versicherung für unterschiedliche Szenarien abgesichert. In der Regel umfasst die Unfallversicherung medizinische Behandlungen, Rehabilitation, Invaliditätsentschädigungen und Todesfallleistungen. Die Höhe der Beiträge ist abhängig vom Berufsrisiko, der Höhe des Gehalts und der Versicherungsgesellschaft.
Krankentaggeld
Weitere Zahlungen können für eine Krankentagegeldversicherung und im Rahmen der obligatorischen Vorsorge hinzukommen. Bei Abschluss einer Krankentaggeldversicherung musst du z. B. 50 % des Beitrags direkt bei der Erstellung der Lohnbuchhaltung für den betreffenden Arbeitnehmer berücksichtigen. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden hälftig vom Arbeitnehmer und dir als Arbeitgeber getragen.
Für die Abführung der Beiträge bist du als Arbeitgeber zuständig, indem du die Lohnabzüge bei der Erstellung der Lohnbuchhaltung vom Bruttolohn abziehst. Die Berechnung und der Abzug der Lohnabzüge von dem Bruttolohn stellt viele Mitarbeiter in den Lohnbüros vor eine komplizierte Aufgabe.
Was muss eine Lohnabrechnung im Detail beinhalten?
Die Lohnabrechnung informiert über den Bruttolohn, den Nettolohn und die lohn- und sozialversicherungspflichtigen Abzüge. Des Weiteren muss eine Lohnabrechnung die folgenden Angaben enthalten:
Der Arbeitnehmer muss wissen, wie sich sein Bruttolohn zusammensetzt. Neben dem Monatslohn informierst du als Arbeitgeber daher z. B. über Feiertagszuschläge und Ferienauszahlungen.
Die sozialversicherungsrechtlichen Abzüge setzen sich aus den Abzügen für die Alters- und Hinterlassenversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die Nichtbetriebsunfallversicherung, die Berufsunfallversicherung und den Zuschuss zur Pensionskasse zusammen. Diese muss jeder Arbeitnehmer ab dem 25. Lebensjahr zahlen.
Beispiel für die Erstellung einer Lohnabrechnung
Ein Arbeitgeber erstellt für einen Mitarbeiter die monatliche Lohnabrechnung. Der Mitarbeiter bezieht einen Monatslohn von CHF 6’000.00. Außerdem ist ein Ferienzuschlag von CHF 1’500.00 zu berücksichtigen.
Die Lohnabrechnung sieht nach der Erstellung wie folgt aus:
Monatslohn: CHF 6’000.00
Ferienzuschlag: CHF 1’500.00
Bruttolohn: CHF 7’500.00
Lohnsteuer (16,8%): CHF 1’260.00
Abzüge / Sozialversicherungsbeiträge:
AHV (5,275%) CHF 395.62
Arbeitslosenversicherung (1,1%) CHF 82.50
NBUV (2%) CHF 150.00
Berufsunfallversicherung (15%) CHF 1’125.00
Zuschuss zur Pensionskasse CHF 1’500.00
Summe Sozialversicherungsbeiträge: CHF 3’253.12
Nettolohn: CHF 4’246.88
Digitale Lohnbuchhaltung in der Schweiz
Die Lohnabrechnung der Mitarbeiter enthält sensible Daten. Aus dem Dokument geht nicht nur hervor, wie viel ein Arbeitnehmer verdient, sondern auch, wo er wohnt und welchen Zivilstand er hat. Deshalb ist es notwendig, dass der Versand der Lohnabrechnung an die Mitarbeiter vertraulich vonstattengeht.
Eine digitale Lösung zur Erstellung einer Lohnbuchhaltung unterstützt nicht nur dabei, den Monatslohn korrekt zu ermitteln, sie hilft auch, dass Dokumente bequem per E-Mail an die Mitarbeiter weitergeleitet werden können. Hierdurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch Geld. Monatliches Einpacken und Frankieren entfallen. Stattdessen reicht ein Knopfdruck, um die Lohnabrechnung dem Empfänger zukommen zu lassen.
Wenn du dir die Erstellung von Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung erleichtern willst, dann nutze eine Software, die die passenden Lösungen zur Ermittlung der Familienzulagen oder bei einem unterjährigen Wechsel der Arbeitnehmer zu einem anderen Arbeitgeber anbietet. Die Softwarelösung kann auch perfekt eingesetzt, um gesetzliche Änderungen schnell und komfortabel in der Lohnbuchhaltung zu übernehmen.
Excel hat mir bis jetzt gereicht…
Wer für die Lohnbuchhaltung z. B. ein einfaches Excel-Programm nutzt, profitiert nicht von den Vorteilen, die eine digitale Lohnbuchhaltung bietet. Aktuelle gesetzliche Änderungen werden nicht berücksichtigt und, zu zahlende Sozialversicherungsbeiträge werden wohlmöglich nicht in der korrekten Höhe abgezogen. Die Verwaltung in Excel ist zusätzlich deutlich fehleranfälliger und zeitintensiver. Auch Arbeitnehmer können profitieren, wenn Ihnen Ihre Lohnabrechnung auf digitalem Weg zugeschickt wird. Unabhängig davon, ob sie sich an ihrem Arbeitsplatz, zu Hause oder an ihrem Urlaubsort befinden, haben sie jederzeit Zugriff auf das Dokument.
Welche Vorteile bringt die Erstellung der Abrechnung mit einer Software?
Der Einsatz einer geeigneten Software hilt dir alle gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Alle Daten, die in die Abrechnung eingepflegt werden müssen (z. B. Name, Anschrift und Bankdaten des Arbeitnehmers) sind an einer zentralen Stelle sofort verfügbar. Mit den Funktionen, die ein Lohnabrechnungssystem bietet, werden alle rechtlichen Anforderungen an eine Lohnabrechnung erfüllt. Da eine Software zur Erstellung der Abrechnung stets auf dem neusten Stand ist, sind alle Angaben zum Bruttolohn, zur Lohnsteuer und den sozialversicherungsrechtlichen Abzügen immer korrekt. Der pünktliche Versand der Dokumente an die Mitarbeiter, mach die Lohnbuchhaltung zu einer bequemen Sache.
Zusammenfassung
Bei der Erstellung der Lohnbuchhaltung für deine Mitarbeiter musst du viele rechtliche Bestimmungen beachten. Als Nichtprofi in wichtigen Lohnfragen bist du mit der Arbeit schnell überfordert, wenn es darum geht, die Lohnabzüge oder den Monatslohn bei einer Lohnfortzahlung zu berechnen.
Die Erstellung einer Lohnabrechnung ist mit hohen Herausforderungen verbunden. Wichtig ist, dass du dich durch die vielen gesetzlichen Bestimmungen nicht einschüchtern lässt. Mit der richtigen Software und dem richtigen Tool, kann die Lohnabrechnung für deine Mitarbeiter in nur wenigen Schritten erstellt werden und die Erstellung der Lohnbuchhaltung bereitet kein Kopfzerbrechen mehr.
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Pebe übernimmt keine Haftung für das fehlerhafte Führen einer Buchhaltung. Informieren Sie sich bei Fragen bei Ihrem Treuhänder oder beim Steueramt.
