Belege erfassen

QR-Rechnung

pebe Live bietet eine effiziente Erfassungsmöglichkeit für Belege, indem wir die Schweizer QR-Rechnungen fast schon automatisch verarbeiten. Dazu lesen wir den Inhalt des Swiss-QR direkt aus Ihren QR-Rechnungen. In diesem Video können Sie sehen, wie einfach und schnell die Erfassung abläuft.

Ablauf der Belegerfassung

1. Beleg per Drag&Drop oder Dateiauswahl hochladen

Wir versuchen danach, den Swiss-QR-Code auszulesen und suchen den dazugehörigen Lieferanten in Ihrem Lieferantenstamm. Dabei unterscheiden wir folgende Möglichkeiten:

• Der Lieferant wird anhand des QR-Codes gefunden und zusammen mit den weiteren Daten für die Belegerfassung übernommen.
• Der Lieferant existiert noch nicht in Ihrem Lieferantenstamm.
  
  Daher schlagen wir vor, diesen zu eröffnen. Beachten Sie für die Eröffnung bitte den Helpeintrag betreffend Lieferanten eröffnen. Im Anschluss wird dieser zusammen mit den restlichen Daten automatisch in die Belegerfassung übernommen.
• Der QR-Code konnte z.B. aus Qualitätsgründen des Scans nicht ausgelesen werden, es handelt sich nicht um eine QR-Rechnung oder Sie haben keinen elektronischen Beleg hochgeladen. Verfahren Sie daher weiter, wie unter „Manuelle Belegerfassung ohne QR“ beschrieben.

2. Erfassen der weiteren Angaben / Manuelle Belegerfassung

• Handelt es sich um einen Beleg ohne lesbaren Swiss-QR-Code, so können Sie den Lieferanten von Hand auswählen oder über „+“ direkt erfassen.
• Liegt der Beleg nicht in elektronischer Form vor, so können Sie auch einen Beleg erfassen, ohne ein Dokument hochzuladen.
• Sie können den Rechnungsbetrag auf mehrere Aufwandkonten und Steuercodes verteilen. Passen Sie dafür den Betrag der Position 1 an.
• Sind die Bankangaben vollständig und korrekt, so sehen Sie dies anhand des grünen Symbols.