Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Die Debitorenbuchhaltung bildet gewissermassen das spiegelbildliche Pendant zur Kreditorenbuchhaltung. Während die Kreditorenbuchhaltung die Verbindlichkeiten verwaltet, umfasst die Debitorenbuchhaltung die Forderungen, die aus den Verkäufen auf Rechnung resultieren. Die Aufgaben, die bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen anfallen, finden sich ähnlich auch bei den Ausgangsrechnungen: Rechnungen werden erstellt, versendet und archiviert.

Ein wesentlicher Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung ist das Mahnwesen in der Debitorenbuchhaltung. Offene Forderungen können die Liquidität des Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Daher spielt die Debitorenbuchhaltung eine entscheidende Rolle bei der vorherigen Überprüfung und Einschätzung der Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden.

Wie funktioniert Kreditorenbuchhaltung?

Je nach Frequenz der Transaktionen können Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung unterschiedlich kategorisiert werden: Kreditoren, die lediglich einmalige oder unregelmässige Bestellungen tätigen, werden unter „Sammelkreditoren“ geführt. Jene Kreditoren, mit denen das Unternehmen regelmäßig Geschäfte macht, erhalten eine spezifische Kreditorennummer, die auf jeder Rechnung zu finden ist.

Die Kreditorenbuchhaltung erfordert die Anwendung der doppelten Buchführung. Diese Verpflichtung gilt für alle Unternehmen, mit Ausnahme von Selbstständigen und Kleinunternehmern, die unter bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen fallen. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle nach dem Prinzip von Soll und Haben auf den zugehörigen Konten verbucht.

Die Termini „Soll“ und „Haben“ können auch als Aktiva und Passiva bezeichnet werden, wobei Aktiva als Aufwandskonten und Passiva als Ertragskonten gelten. Die korrekte Unterscheidung dieser Begriffe ist entscheidend, um Buchungsfehler zu vermeiden.

Sobald eine Rechnung beglichen ist, wird sie in der Kreditorenbuchhaltung als ausgeglichener Posten geführt, aus den offenen Posten entfernt und archiviert.

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst hauptsächlich die Verarbeitung der Eingangsrechnungen (auch als Kreditorenrechnungen bekannt). Dies beinhaltet verschiedene Schritte:

Kreditorenstammsatzpflege

Jeder Kreditor, der regelmäßige und langfristige Geschäftsbeziehungen zum Unternehmen unterhält, wird in einer speziellen Kreditorendatenbank registriert. Dabei erhält jeder Kreditor eine individuelle Identifikationsnummer, bekannt als Kreditorennummer.

Für jeden Kreditor wird ein Stammsatz erstellt, der in der Regel mindestens Name, Gesellschaftsform, Anschrift und Zahlungsbedingungen enthält.

Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung

Hierbei liegt der Schwerpunkt darauf, die Korrektheit der Angaben in der Rechnung zu überprüfen. Es wird geprüft, ob die in Rechnung gestellte Ware mit der gelieferten und bestellten Menge und Preise übereinstimmt. Etwaige Abweichungen werden geklärt. Der ordnungsgemäße Empfang von Waren und Dienstleistungen wird bestätigt.

Vor der Verbuchung einer Rechnung ist es erforderlich, diese auf Übereinstimmung mit der Bestellung oder dem Lieferschein zu überprüfen, indem Warenmengen, Preise und weitere Details abgeglichen werden. Dies hilft, Fehler oder Differenzen frühzeitig zu erkennen und gewährleistet, dass Ihr Unternehmen nur für tatsächlich erhaltene Waren oder Dienstleistungen bezahlt.

Sind alle Angaben korrekt, werden die Buchung und die Zahlung freigegeben.

Erfassung der Eingangsrechnungen

In den meisten Unternehmen erfolgt die Erfassung unter der Kreditorennummer im System auf dem Kreditorenkonto bzw. Bestands- oder Aufwandskonto.

Als Unternehmer müssen Sie jede eingehende Rechnung von Lieferanten oder Dienstleistern sorgfältig prüfen und korrekt in Ihrer Buchhaltung erfassen. Dies umfasst nicht nur den Rechnungsbetrag, sondern auch weitere Details wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuer und eventuelle Skontobedingungen. Eine präzise Erfassung dieser Daten ist im Rechnungswesen unerlässlich, um jederzeit einen genauen Überblick über alle finanziellen Verpflichtungen zu bewahren. Bis diese Rechnungen beglichen sind, gelten Sie als Debitor oder Schuldner, während das liefernde Unternehmen als Kreditor geführt wird.

Heutzutage erfolgt die Rechnungsverarbeitung meistens elektronisch, was eine weitgehend automatisierte Zahlung und Verbuchung der Rechnungen ermöglicht.

Verwaltung der offenen Posten

Zu diesen Aufgaben zählen das Sperren und Freigeben von Zahlungen, das Anpassen von Fälligkeiten einzelner Posten sowie das Überprüfen alter Posten. Um sicherzustellen, dass ausstehende Forderungen zügig beglichen werden, organisiert die Kreditorenbuchhaltung die offenen Rechnungen nach ihrer Fälligkeit.

Effiziente und gut strukturierte Zahlungsprozesse verbessern nicht nur die Beziehungen zu Lieferanten, sondern helfen auch, versehentliche Doppelbuchungen zu vermeiden. Bei der Verwaltung dieser offenen Posten werden alle ausstehenden Rechnungen und Zahlungsverpflichtungen zusammengeführt. Dies ermöglicht eine präzisere Planung und Überwachung der kurzfristigen Liquidität.

Veranlassung von Zahlungen

Sobald die Fälligkeit eintritt, werden die Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditoren beglichen, indem die offenen Forderungen durch Zahlungen ausgeglichen werden. Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware können diese Zahlungen, wie zum Beispiel per Online-Überweisung, vollautomatisch durchgeführt werden. Die Kreditorenbuchhaltung ist darüber hinaus für das Einrichten und Verwalten von Daueraufträgen verantwortlich.

Gesetzliche Archivierung der Eingangsrechnungen

Alle wichtigen Dokumente, wie Rechnungen, Zahlungsbelege und Korrespondenz, müssen gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sorgfältig und systematisch archiviert werden. Gefäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in der Schweiz, die 10 bzw. 20 Jahre betragen, werden kreditorische Rechnungen archiviert.

Dies vereinfacht zukünftige Nachforschungen und gewährleistet, dass Ihr Unternehmen bei Steuerprüfungen alle erforderlichen Unterlagen bereitstellen kann.

Auswertung und Optimierung

Die Kreditorenbuchhaltung hat ausserdem die Aufgabe, regelmäßige Berichte zu erstellen, die offene Posten, Kreditorensaldenlisten oder Kreditorenstammdaten umfassen. Diese Berichte sind entscheidend für die strategische Planung des Unternehmens sowie für die kurzfristige Liquiditätssteuerung.

Optimierung von Prozessen

Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Konten noch einmal gründlich geprüft. Darauf folgt die Erstellung der Schlussbilanz im Rahmen des Jahresabschlusses. Wie in jedem geschäftlichen Bereich ist es wichtig, ständig nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu suchen. Dies können Sie beispielsweise durch den Einsatz eines Buchhaltungsprogramms wie pebe Live, durch Schulungen oder die Überarbeitung Ihrer Arbeitsabläufe erreichen.