Fakturierung ganz einfach: Ein Leitfaden für Anfänger
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Philipp Smolarz
Die Fakturierung ist je nach Situation ein positives oder negatives Ereignis. Grundsätzlich schreibst du als Unternehmer gerne Rechnungen, gleichzeitig ärgerst du dich über Leistungen, die dir in Rechnung gestellt werden, wenn du sie nicht weiterverrechnen kannst. Wie kannst du es also verhindern, bei deiner Kundschaft negativ wahrgenommen zu werden? Lass uns das mal genauer betrachten.
Was bedeutet Fakturierung? (Definition)
Unter Fakturierung versteht man alle Vorgänge, die zur Ausstellung einer Rechnung erforderlich sind. Dies umfasst die Buchung eines Geschäftsvorfalls auf die entsprechenden Konten, die Erstellung der Rechnung und deren Verwahrung. Die Fakturierung ist somit ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung.
Ist Faktura und Rechnung das Gleiche?
Ja, genau. Fakturieren und Rechnung schreiben können synonym verwendet werden. Das Wort lässt sich vom lateinischen factura (dt. Rechnung) ableiten. Eine einzelne Rechnung wird demnach als Faktur oder Faktura bezeichnet. Der Vorgang der Abrechnung ist folglich die Fakturierung.
Wie fakturiere ich? Wie stelle ich etwas in Rechnung?
Als Rechnungssteller musst du dich drei Fragen stellen:
Was muss zwingend in die Faktura?
Was möchte ich zusätzlich darstellen?
Wie viel Zeit möchte ich investieren?
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Was muss zwingend in die Faktura?
Grundsätzlich müssen diese Angaben auf deiner Faktura zu finden sein:
Dein Name und Anschrift
Name und Adresse des Empfängers
Rechnungsdatum
Bezeichnung der Dienstleistung oder Ware
Preis
Mehrwertsteuersatz und MwSt.-Betrag
Lieferdatum, wenn nicht gleich Rechnungsdatum
Insbesondere für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmer gibt es darüber hinaus noch mehr Pflichtangaben. Hier erfährst du mehr zu den Bestandteilen und Pflichtangaben einer Rechnung oder allgemein zu den formalen Kriterien der Faktura. Unsere umfassende Wegleitung hilft dir weiter, wenn du eine korrekte QR Rechnung erstellen willst.
Gesetzliche Fristen für die Faktura
Es gilt das Schweizer Obligationenrecht (OR) hinsichtlich der Zahlungs- und Aufbewahrungsfristen von Rechnungen (Faktura):
Zahlungsfristen
Allgemeine Regelung: Forderungen aus Warenlieferungen und Dienstleistungen sind gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR) innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungserhalt zu begleichen.
Individuelle Regelung: Vertragsabhängig können kürzere oder längere Zahlungsfristen vereinbart werden. Diese sollten vertraglich festgelegt und von den Geschäftspartnern bestätigt werden.
Aufbewahrungsfristen (Archivierung und Verwahrung)
Faktura: Geschäftsbücher, Buchhaltungsbelege und Geschäftskorrespondenz müssen gemäss Schweizer Obligationenrecht 10 Jahre lang archiviert werden.
Mehrwertsteuer: Für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in der Schweiz gilt ebenfalls eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für alle steuerrelevanten Dokumente, einschliesslich Faktura.
Wer kann fakturieren?
Rechnungen sind Belege, die eine Leistungserbringung bescheinigen und gleichsam die Gegenleistung einfordern. Wie irgendwann einmal in der Schule gelernt, gibt es dabei (fast) immer zwei Seiten:
Gläubiger &
Schuldner
Dabei stellt jeweils der Gläubiger dem Schuldner eine Rechnung. Im vorliegenden Beispiel hättest du als Unternehmen eine Leistung erbracht und forderst nun deine Entlöhnung. Somit wärst du der Gläubiger und dein Kunde der Schuldner. Gegenüber deinen Lieferanten wiederum wärst du der Schuldner. Alles klar?
Hier kannst du es auch nochmals im Detail nachlesen:
Welche Folgen hat eine fehlerhafte Fakturierung?
Fehlerhafte Fakturierung kann weitreichende Konsequenzen haben. Falsch ausgewiesene Mehrwertsteuer führt zu Nachzahlungen, Zinsen, Strafen und intensiveren Prüfungen durch die ESTV. Fehlerhafte Rechnungen können zu gerichtlichen Auseinandersetzungen mit Kunden führen. Wiederholte Fehler beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit deines Unternehmens und schaden den Geschäftsbeziehungen. Zudem verursachen sie häufig Zahlungsverzögerungen, da Kunden Korrekturen verlangen. Korrekturen erhöhen den administrativen Aufwand und verursachen zusätzliche Kosten, insbesondere durch externe Berater oder Rechtsbeistände.
Welche Arten von Faktura gibt es?
Rechnung ist nicht immer gleich Rechnung. Wahrscheinlich hast du den einen oder anderen der folgenden Begriffe bereits mal gehört. Ich habe dir hier eine kurze Zusammenstellung ausgewählter Rechnungsarten gemacht:
Proforma-Rechnung (Vorfakturierung)
Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung erstellt, bevor die Ware geliefert oder die Dienstleistung vollständig erbracht wird. In diesem Fall erfolgt die Bezahlung durch Ihre Kunden (auch Kreditoren genannt) im Voraus, also bevor die Leistung erbracht wird. Die Proforma-Rechnung dient ausschliesslich steuerlichen Zwecken. Darin beschreibt der Rechnungssteller Art, Umfang und/oder Wert einer Lieferung. Für Zollzwecke nutzen Unternehmer diese Art der Rechnungsstellung beispielsweise, um den Wert einer Warensendung nachzuweisen. Aber auch für die Lieferung von Ersatzteilen oder Mustern wird diese Art der Rechnung häufig verwendet. Hier geht’s zur Proforma-Rechnung Vorlage.
Nachfakturierung
Die Nachfakturierung erfolgt nach der Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung eines Produkts. Hier wird die Rechnung erst nach Abschluss des Geschäftsvorgangs gestellt, wodurch der Kunde zum Debitor wird. Diese Methode der Rechnungsstellung stärkt das Vertrauensverhältnis zu Ihren Kunden, erfordert jedoch eine gut organisierte Finanzplanung, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen über ausreichend Liquidität verfügt, während du auf Zahlungseingänge wartest.
Weitere Rechnungsarten
Teilrechnung
Eine Bestellung kann in mehrere Lieferungen oder Leistungen aufgeteilt werden. Daher ist es möglich, dass du deinem Kunden mit jeder Lieferung einen Teil der Leistung verrechnest, eine Teilrechnung stellt. Die letzte Teilrechnung wird als Schlussrechnung bezeichnet.
Sammelrechnung
In einer Sammelrechnung werden mehrere Aufträge desselben Kunden zusammen abgerechnet. Wenn einer deiner Kunden häufig bei dir bestellt, kannst du die Aufträge somit zusammenfassen und einfacher abrechnen.
Stornorechnung
Eine fehlerhafte Rechnung kann durch Ausstellung einer Stornorechnung korrigiert werden. Jede Buchung, die durch die Rechnung gemacht wurde, wir mit der Stornorechnung korrigiert. Dabei bleiben aber sämtliche Buchungen in der Finanzbuchhaltung stehen. Damit kann man stets nachvollziehen, was wann wie gebucht wurde.
Gutschrift
Eine Gutschrift kann sich auf eine gesamte Rechnung oder nur auf einen Teil dessen beziehen. Damit werden Forderungen aufgehoben, oder eben gutgeschrieben. Für den Schuldner gibt es damit eine Schuldminderung. Dies kann vorkommen, wenn bspw. ein geliefertes Produkt mangelhaft war und daher nicht oder nur teilweise bezahlt werden muss. Hier geht’s zur Gutschrift-Vorlage.
Warum eine professionelle Faktura wichtig ist
Eine gute optische Gestaltung der Rechnung ist zwar keine Pflicht, vermittelt dem Kunden jedoch einen (ersten) Eindruck vom Unternehmen. Übersichtlich gestaltete Rechnungen mit einer optimal proportionierten Aufteilung der Seite und insgesamt professionell gestaltetem Aussehen vermitteln dem Kunden ein positives Gesamtbild. Die Rechnung wird so zur Visitenkarte deines Unternehmens.
Schreibe deinen Kunden eine freundliche Nachricht, gib ihnen Rabatt für die nächste Bestellung oder hinterlasse deine Kontaktdaten. Du magst es schrill und knallig? Verwende Neonfarben und mach noch ein wenig Glitzer obendrauf. Du willst die Faktur humorvoll gestalten? Platziere dein Lieblings-Emoji oder ein Meme drauf. (Fast) alles ist erlaubt.
Wie wäre es mit einem Mini-Rabatt für gewissenhafte Schuldner? Hier erfährst du mehr zu Skonto.
Wie viel Zeit möchte ich investieren?
Wahrscheinlich geht es dir wie den meisten Unternehmern und deine Tage sind oftmals zu kurz für alles, was du dir vorgenommen hast. Dein Kerngeschäft nimmt bereits den Grossteil deiner Arbeitszeit in Anspruch und du hast nicht mehr viel Zeit übrig für buchhalterische Dinge und die Fakturierung. Somit solltest du einen Weg finden, der für dich und dein Business passt. Je nach Häufigkeit und Komplexität der Fakturen gibt es unterschiedliche Lösungen.
Fakturierung mit Word
Wer pro Jahr wenige Rechnungen schreibt und nicht viele Positionen aufführt, dürfte die Fakturierung mit Word und Excel erledigen können. Wirklich effizient ist man damit nicht, aber es ist nun mal eine einfache und günstige Lösung. Genau dein Ding? Nutze unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Word und Excel.
Fakturieren mit Fakturierungssoftware
Wer öfters Fakturen schreibt und diese etwas umfangreicher sind, sollte seine Zeit gut einplanen, denn mit Word wird diese auch benötigt. Viel einfacher ist es, dem Computer die Arbeit zu überlassen. Mit einem Rechnungsprogramm schreibst du professionelle Rechnungen und musst dafür kaum einen Finger rühren. Klar, am Anfang musst du etwas Zeit für die Einrichtung investieren, doch wenn das erst einmal steht, wird die Fakturierung zum Selbstläufer und du hast Zeit für wichtigere Dinge. Zudem hältst du einfacher den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen.
Rechnungsprogramme gibt es in allen Formen, Farben, Modellen und Preisklassen. Als Kleinunternehmen haben wir von pebe Live uns zum Ziel gesetzt, anderen KMUs eine möglichst einfache Lösung zu einem fairen Preis anzubieten. Wer also noch sehr klein ist oder noch kaum Umsatz generiert muss auch noch nichts bezahlen. Interesse geweckt? Schau dir unser Angebot an und probiere aus, ob pebe Live deinen Vorstellungen entspricht. Jetzt registrieren.
Fazit zur Fakturierung
Die Fakturierung kann durch einmal erstellte Vorlagen oder geeignete Software recht einfach werden. Dies bietet über die reine Zahlungsaufforderung hinaus die Chance, mit dem Kunden zu kommunizieren. Rechnungen sind mehr als nur ein administrativer Akt. Bei Ausgestaltung der Kommunikationsmöglichkeiten ist eine Rechnung für das Unternehmen Visitenkarte und Kundenbindungsinstrument zugleich. Eine Rechnung ist eine Chance, mit dem Kunden in Kontakt zu treten und positiv im Gedächtnis zu bleiben.
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Seit +10 Jahren ist Philipp Smolarz als Unternehmer in der Softwarebranche tätig. Seine Fachkenntnisse in der Buchhaltungsbranche fundieren auf die langjährige Praxiserfahrung in leitender Position.
