Datenbestand: Goldgrube oder Stolperfalle?

«Je mehr, desto besser» ist nur die halbe Wahrheit. Genug Informationen für die Führung einer Organisation zu haben, ist zwar gut, aber noch wichtiger ist, wie man damit umgeht.

Was mit der Führung einer Buchhaltung auf Magnetkonten begann, ist zum wichtigsten Erfolgsfaktor zahlreicher Unternehmen geworden. Gewinnen wird im Wettbewerb, wer seine Mittel effizient einsetzt und nicht unnötig Speck ansetzt – weder an Lagerbeständen noch an Maschinen, weder an Personal noch an Immaterialgütern. Diese Effektivität bedingt aktuelle Daten nicht nur in Bezug auf vergangene Transaktionen, sondern auch Prognosen über zukünftigen Entwicklungen an den Märkten.

Auf Unternehmensebene benötigen wir Daten in erster Linie für die Leistungserstellung. Wir müssen wissen, wer wann auf welchen Maschinen oder Geräten was produziert– unabhängig davon, ob es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handelt. Wir müssen es auch schriftlich festhalten, um den Anforderungen des Qualitätsmanagements zu genügen. Und nicht zuletzt muss im Haftungsfall eine Rückverfolgbarkeit gewährleistet sein.

Datenbestände im Marktgefüge

Der Blick macht jedoch nicht an den Unternehmensgrenzen halt. Im optimalen Fall werden ganze Supply Chains optimiert und integriert, vom Rohstoff bis zum Point of Sale. Amerikanische Autohersteller haben beispielsweise längst damit begonnen, ihre Teilelieferanten erst zu zahlen, wenn das fertige Auto verkauft ist. Auf diese Weise entstehen aus Know-how und Marktstellung weitere Kostenvorteile.

«Dank» der Produktivitätsfortschritte der letzten Jahre sind die Märkte weitgehend gesättigt. Der Bottle Neck ist damit vom Produkt zum Kunden gewandert. Mit verschiedenen Methoden und noch mehr Daten durchleuchten wir dieses komplexe Wesen, um herauszufinden, wann er wo welches Produkt oder welche Dienstleistung kaufen könnte und wie viel er dafür zu zahlen bereit sein wird. Und weil jeder dieser launischen, widersprüchlichen Individuen ein Unikat ist, wollen wir ihn möglichst präzis ansprechen. Mit 1:1-Marketing, so wie früher beim Metzger im Dorf.

Wert und Nutzen von Daten

Entscheidend für das Ergebnis all dieser Anwendungen ist die Qualität der Daten. So kämpft beispielsweise jedes dritte Unternehmen in der Schweiz mit der Adressbewirtschaftung. Warum das so ist: Die Daten werden teilweise redundant im CRM- und ERP-System geführt, niemand ist für die Pflege verantwortlich, es gibt kein Berechtigungsmodell, und wenn von einem Briefversand X Prozent zurückkommen, findet man das normal. Es war doch immer so.

Daten sind aber nicht nur zu pflegen, sondern auch zu schützen. Das Spektrum an Risiken reicht von Feuer und Wasser über versehentliches Löschen bis zur Sabotage durch ehemalige Mitarbeitende oder weitere Dritte. Zum Schutz dieser Daten in einer oder mehreren Generationen gehört auch, dass die Wiederherstellung und das Nacherfassen von Transaktionen geregelt sind. Kürzlich wurde dem Inhaber einer Werbeagentur vorgerechnet, dass das Zurückspielen der Daten von der Cloud mehrere Wochen in Anspruch würde…

Alles bisher Festgehaltene läuft darauf hinaus, möglichst viele gute Daten zu sammeln und sinnvoll anzuwenden. Jetzt kommt jedoch das grosse ABER. Alles, was mit Personendaten zu tun hat, unterliegt dem Datenschutz (den man eigentlich Personenschutz nennen müsste). So kommt die  im Mai 2018 in Kraft tretende EU-DSGVO einem Paradigmenwechsel gleich: Das Speichern und Bearbeiten von Daten ist nicht mehr mit Ausnahmen erlaubt, sondern grundsätzlich verboten. Es sei denn, sie sei von Gesetzes oder Vertrags wegen vorgeschrieben, vom Eigentümer ausdrücklich genehmigt oder durch ein überwiegendes Interesse gerechtfertigt. Die Beweislast obliegt also nicht den Behörden, sondern dem Unternehmen. Die Verordnung schreibt zudem detailliert vor, welche Vorkehrungen, Dokumente und Verantwortlichkeiten festzulegen sind.

Kurz zusammengefasst: Wer seine Prozesse und Daten kontrolliert, wird auch in Zukunft Geld verdienen. Wer zusätzlich auch die Risiken nicht vernachlässigt, kann zudem gut schlafen.