Buchhaltung einfach erklärt

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Zuletzt aktualisiert: 14. Jun 2024
Autor: Martin Steinbrecher

Buchhaltung ist ein zentraler Aspekt der Unternehmensführung, der viel Zeit in Anspruch nimmt, denn sie erfasst alle Geschäftsvorfälle innerhalb eines Unternehmens. Nicht nur Gründer, sondern auch erfahrene Unternehmer stehen oft vor grundlegenden Fragestellungen. Alle wichtigen Grundlagen zur Buchhaltung erfahrt ihr in diesem Blogartikel.

Warum sollte ich Buchhaltung führen?

Die Buchhaltung zu führen ist für Unternehmen aus mehreren wichtigen Gründen unerlässlich:

Rechtliche Anforderungen: In der Schweiz sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, ordnungsgemäße Buchführung zu betreiben. Diese Aufzeichnungen sind wichtig für Steuererklärungen und können von Finanzbehörden eingefordert werden.
Finanzielle Übersicht: Eine gut geführte Buchhaltung gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihre finanzielle Situation. Sie können Einnahmen, Ausgaben, Gewinne, Verluste, Liquidität und Cashflow überwachen, was essenziell für die Finanzplanung und -kontrolle ist.
Entscheidungsgrundlage: Fundierte Geschäftsentscheidungen benötigen zuverlässige Daten. Die Buchhaltung liefert wichtige Informationen über die finanzielle Leistung und Gesundheit des Unternehmens, was Ihnen hilft, informierte Entscheidungen über Investitionen, Budgetierung und Wachstumsstrategien zu treffen.
Kredit- und Investorenanfragen: Wenn Sie Finanzierung oder Investitionen suchen, werden potenzielle Geldgeber präzise Buchhaltungsdaten verlangen. Eine professionelle Buchführung steigert Ihr Ansehen und Ihre Glaubwürdigkeit bei Banken, Investoren und anderen Finanzpartnern.
Effizienz und Fehlerreduktion: Durch systematische Buchhaltung können Fehler in der Finanzverwaltung reduziert und ineffiziente Ausgaben leichter identifiziert werden.
Steuervorteile: Eine genaue Buchführung hilft dabei, steuerliche Absetzmöglichkeiten optimal zu nutzen und Steuerverbindlichkeiten korrekt zu berechnen, was unnötige Überzahlungen vermeidet.

Insgesamt erleichtert eine effiziente Buchhaltung nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und finanzielle Managementaufgaben, sondern unterstützt auch das nachhaltige Wachstum und die strategische Planung des Unternehmens.

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Wer ist zur Buchhaltung in der Schweiz verpflichtet?

Muss ich wirklich Buchhaltung führen? Einfach gesagt, ja!

Nach dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR Art. 957) müssen alle juristische Personen wie Aktiengesellschaften (AG) oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Einzelunternehmen mit einem Umsatzerlös von mehr als 500.000 CHF eine doppelte Buchhaltung anlegen.

Für Unternehmen, deren Umsatzerlös diese Grenze nicht erreicht, genügt eine vereinfachte Buchführung, die lediglich Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenssituation festhält (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit einem Kassenbuch).

Doppelte Buchhaltung erklärt

Man spricht von doppelter Buchführung, wenn jeder Geschäftsvorgang in zweifacher Form in den Büchern erfasst wird: Einmal im Soll und einmal im Haben (hier mehr zu Soll und Haben lernen). Dies bedeutet nicht, dass die Buchführung doppelt so viel Aufwand bedeutet, sondern dass jeder Vorgang auf einem Konto und einem entsprechenden Gegenkonto verbucht wird.

Schauen wir uns als Beispiel den Erwerb eines Bürostuhls gegen Barzahlung an. Buchhalterisch resultiert dieser Kauf in einer Erhöhung des Anlagevermögens (Bürostuhl auf der Soll-Seite) und einer gleichzeitigen Abnahme des Kassenbestands (auf der Haben-Seite). Dieser Vorgang wird in der Buchführung als „Soll an Haben buchen“ beschrieben.

Die doppelte Buchführung wird genutzt, um den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums, wie etwa eines Jahres oder eines Quartals, zu ermitteln. Dies geschieht einerseits über die Bilanz, die Aktiva und Passiva gegenüberstellt und somit aufzeigt, woher das Geld stammt und wie es angelegt wurde. Andererseits ermöglicht die Erfolgsrechnung (ER) einen Einblick, ob Gewinne oder Verluste entstanden sind, indem Erträge und Aufwendungen gegenübergestellt werden.

Einfache Buchhaltung erklärt

In der einfachen Buchhaltung, oft als „Milchbüechli-Rechnung“ bezeichnet, wird jede Einnahme und Ausgabe genau einmal in der Reihenfolge ihres Auftretens verzeichnet. Selbstständige und Einzelunternehmen, deren Jahresumsatz unter 100.000 CHF liegt, dürfen diese vereinfachte Buchführungsmethode nutzen. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen 100.000 und 500.000 CHF ist zusätzlich die Abrechnung der Mehrwertsteuer erforderlich.

Grundlagen der Buchhaltung

Die Grundlagen der Buchhaltung in der Schweiz sind u.a. durch das Schweizerische Obligationenrecht (OR) geregelt. Hier sind einige Aspekte:

Vollständigkeit. Alle Geschäftsabläufe in der Firma müssen erfasst werden, denn die Buchhaltung ist ja gerade dazu da, das Gesamtbild zu erstellen.
Belegpflicht. Jede Buchung muss durch einen Beleg begründet sein, wozu auch ein von Ihnen erstellter Eigenbeleg ausreichen kann. Daraus ergibt sich eine Nachvollziehbarkeit und Beweisbarkeit der Buchhaltung.
Klarheit und Übersichtlichkeit. Das mag selbstverständlich scheinen, es sollte aber ständig im Auge behalten werden.
Korrektheit. Auch das sollte sich von selbst verstehen, dass nur richtige Buchungen vorgenommen werden dürfen.
Zeitgerechte Führung. Buchungen müssen rasch vorgenommen werden, sodass die Buchhaltung aktuell ist.
Aufbewahrung. Der Sinn der Buchhaltung ist gerade die Dokumentation wirtschaftlicher Abläufe. Diese sollen oder müssen sogar aus rechtlichen Gründen auch nach längerer Zeit noch nachvollziehbar sein.

Buchhaltung lernen: 2 Tipps zum sofort Umsetzen

Buchhaltungsprogramm nutzen

Ein Buchhaltungsprogramm unterstützt das Erlernen der Buchhaltung durch mehrere Funktionen:

Es enthält oft integrierte Tutorials und Hilfestellungen, die Grundprinzipien der Buchhaltung erklären wie z.B. Kontenpläne.
Die Software ermöglicht eine praktische Anwendung, bei der Nutzer unmittelbar die Auswirkungen ihrer Buchungen sehen und durch Fehlererkennung typische Fehlerquellen kennenlernen.
Zusätzlich fördern Visualisierungen das Verständnis finanzieller Zusammenhänge und durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können sich Lernende auf anspruchsvollere Inhalte konzentrieren.
Buchhaltungsprogramme werden ständig aktualisiert, um den neuesten gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dies gewährleistet, dass Lernende immer nach den aktuellen Regeln und Standards arbeiten.

Fachmann zu Rate ziehen

Obwohl es theoretisch möglich ist, die Buchhaltung eigenständig zu erlernen, ist dies in der Praxis oft nicht zu empfehlen, vor allem wenn dadurch das Kerngeschäft leidet und bei Laien das Risiko schwerwiegender Fehler besteht. Für kleine und mittlere Unternehmen ist es ratsam, mit einem erfahrenen und zuverlässigen, digital kompetenten Buchhaltungsfachmann zusammenzuarbeiten, um eine zukunftsfähige und effiziente Buchführung sicherzustellen. Während grosse Unternehmen in der Regel eigene Rechnungswesensabteilungen unterhalten, können kleinere Unternehmen entscheiden, ob sie einen Buchhalter beauftragen oder die Buchführung selbst in die Hand nehmen.

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In der heutigen Zeit ist der Gebrauch moderner Buchhaltungssoftware unerlässlich. Der Einsatz geeigneter Software macht die Buchführung einfacher, effizienter und benutzerfreundlicher.

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Fazit

Eine sorgfältige Buchführung ist entscheidend für den Unternehmenserfolg, da sie einen genauen Überblick über die finanzielle Situation ermöglicht. Buchhaltung ist ein zeitaufwändiger, aber zentraler Aspekt der Unternehmensführung. Es lohnt sich zu erwägen, ob man die Buchhaltung selbst führt oder sie externen Dienstleistern wie Steuerberatern überlässt, insbesondere um Zeit für geschäftskritische Aktivitäten wie Kundenakquise frei zu machen. Außerdem ist es entscheidend, sich mit den vorhandenen Tools, einschließlich Buchhaltungssoftware, vertraut zu machen, um die Buchführungsprozesse zu verbessern.

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Martin Steinbrecher

Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.

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