Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Eine Rechnung dient der Abrechnung von Lieferungen oder Dienstleistungen und muss alle wichtigen Informationen zu den erbrachten Leistungen, den Zahlungsbedingungen sowie den Kontaktdaten von Verkäufer und Käufer enthalten.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung, auch als Faktura bekannt, ist ein Dokument, das ein Verkäufer an einen Käufer ausstellt. Es bezieht sich auf eine Verkaufstransaktion und listet die Produkte, Mengen und vereinbarten Preise für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen auf.
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Ist Fakturierung Pflicht?
Unternehmen, deren Jahresumsatz geringer als 100’000 CHF ist, sind von der Steuerpflicht befreit und können das auf der Rechnung vermerken. Weiterführende Informationen zum Mehrwertsteuergesetz (MWST) bieten auch die Seiten der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Tiefgehende und aktuelle rechtliche Informationen zum MWST bietet ausserdem die Publikationsplattform des Bundesrechts Fedlex.
Beträge dürfen auch in Fremdwährung ausgewiesen werden, wobei die Umrechnung dann für jedes Quartal nach den von der ESTV veröffentlichten Wechselkursen erfolgt.
Lerne mehr zur Fakturierung.
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Welche Pflichtangaben gibt es auf einer Rechnung? Folgendes ist zu beachten
Um es kurz zu machen: Ja, es gibt Pflichtangaben auf Rechnungen, insbesondere, wenn es sich um ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen handelt. Eine Rechnung muss dann mehrwersteuerkonform sein. Ansonsten kann der mehrwertsteuerpflichtige Kunde keinen Abzug der Vorsteuer geltend machen.
Bei der Erstellung von Rechnungen müssen formale Kriterien sowie gesetzliche Anforderungen erfüllt sein. Wenn eine Aufwand-Rechnung (Kreditorenrechnung) die formellen Anforderungen nicht erfüllt, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Deshalb ist es wichtig, eine Rechnung auf die erforderlichen Bestandteile zu überprüfen und falls nötig, eine angepasste Rechnung vom Lieferanten anzufordern.
Standardmässig muss eine Rechnung folgende Punkte beinhalten:
Korrekter Name und die Adresse des Lieferanten sowie seine Mehrwertsteuernummer (UID plus MWST)
Name und Adresse des Empfängers (ist nötig bei Quittungen ab 400 CHF)
Rechnungsdatum
Genaue Bezeichnung der Dienstleistung oder Ware
Der Preis, womit das Entgelt gemeint ist für die Dienstleistung oder Ware
Der Mehrwertsteuersatz sowie der Mehrwertsteuerbetrag (bespielsweise „zuzüglich 7.7 % MWST“)
Wenn das Lieferdatum nicht dem Rechungsdatum entspricht, muss dieses aufgeführt werden.
Eine Digitale Signatur für elektronische Rechnungen ist inzwischen nicht mehr nötig. Die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung gelten für die elektronische wie für die Papierrechnung im gleichen Masse. Damit sind sie einander gleichgestellt.
Eine übersichtliche Auflistung der Pflichtangaben und Informationen zu elektronischer Fakturierung ist auch auf dem KMU-Portal für kleinere und mittlere Unternehmen der Seite der Schweizerischen Eidgenossenschaft zu finden. Kostenlose Vorlagen für Rechnungen bieten ausserdem häufig einen guten ersten Eindruck davon, wie eine korrekte Rechnung auszusehen hat.
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Als Rechnungsbetrag kann der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer mit Angabe des Steuersatzes angegeben werden, oder die Einzelbeträge können separat angegeben werden. Die separate Angabe von Nettobetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag macht die Rechnung übersichtlich und erleichtert zudem die Prüfung der Rechnung. Eine Prüfung der Rechnungsbeträge ist vor allem für den Empfänger wichtig, der nur korrekte Rechnungen für den Vorsteuerabzug bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung einreichen kann. Eine Erleichterung der Prüfung von Rechnungen durch den Empfänger sorgt also für Kundenfreundlichkeit. Auch für den Unternehmer ist es von Vorteil, wenn Rechnungen leicht prüfbar und bei eventuellen Fehlern rechtzeitig korrigiert sind, da Rückforderungen wegen falsch ausgewiesener Mehrwertsteuern unangenehm sein können.
Welche Rechnungsarten gibt es?
Es gibt verschiedene Rechnungsarten:
- Papierrechnung: Traditionelle Methode, bei der die Rechnung gedruckt und per Post versendet oder persönlich übergeben wird.
- PDF-Rechnung: Digital erstellte Rechnung, die als PDF per E-Mail versendet wird, aber nicht als echte elektronische Rechnung gilt.
- Elektronische Rechnungen: Beinhaltet z.B. die QR-Rechnung, die einen QR-Code für einfache, automatisierte Zahlungen per Smartphone enthält.
- Proforma-Rechnung: Kein Zahlungsbeleg, sondern eine Vorlage, die häufig bei Exporten genutzt wird, um kostenlose Waren wie Muster oder Ersatzteile zu versenden.
Aufbewahrung und Verjährung von Rechnungen
Rechnungen und Belege sollten aufgrund der zehnjährigen Verjährungsfrist (laut Art. 127 OR) für Forderungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ist wichtig für Steuerprüfungen und behördliche Kontrollen, da Originaldokumente angefordert werden können. Auch bei verspäteten Schäden oder Mängeln an Produkten ist die Verjährungsfrist relevant, da sie in juristischen Streitfällen als Nachweis dienen kann.
Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?
Eine Rechnung stellt eine Zahlungsforderung dar, während eine Quittung den Nachweis über die Begleichung dieser Forderung liefert, zum Beispiel durch eine Barzahlung. Besonders bei Barzahlungen ist eine Quittung wichtig, um die Zahlung zu dokumentieren.
Rechnungen ins Ausland
Bei einer Rechnungsstellung ins Ausland sollten Sie die speziell geltenden MWST-rechtlichen Konsequenzen kennen. Am Besten unterhalten Sie sich diesbezüglich mit einem Treuhänder Ihres Vertrauens, dass es nicht später zu Problemen kommt. Denn, wenn Sie als Unternehmen Leistungen ans Ausland erbringen, muss unter Umständen mit Umsatzsteuern rechnen. Entscheidend ist letztlich, wo Sie Ihre Leistungen erbringen. Wurde die Leistung für einen ausländischen Kunden in der Schweiz oder im Ausland erbracht? Um was für eine Art von Dienstleistung handelt es sich, die angeboten werden? Medizinische Tätigkeiten, Künste, Sport etc.
Erbringen Sie Dienstleistungen an ausländische Kunden oder beziehen Sie Dienstleistungen aus dem Ausland? Dann sollten Sie über einige MWST-rechtlichen Konsequenzen Bescheid wissen. Wenn Sie Dienstleistungen aus dem Ausland beziehen, müssen Sie unter Umständen eine Bezugsteuer abrechnen. Wenn Sie Dienstleistungen ans Ausland erbringen, müssen Sie unter Umständen Umsatzsteuer abrechnen.
Falls ein Rechnungssteller nicht Mehrwertsteuer-pflichtig ist, sollte er bei der Rechnung erwähnen, dass das Rechnungstotal keine Mehrwertsteuer beinhaltet (ohne MWST).
Weitere Bestandteile können fakultativ auf einer Rechnung aufgeführt werden. Es handelt sich also nicht um Pflichtangaben einer Rechnung. So wird häufig die Zahlungsfrist aufgeführt, mögliche Skontoabzüge sowie die Bankverbindung des Rechnungsstellers. Dazu werden IBAN-Nummer und Bank aufgeführt. Selbstverständlich kann man der Rechnung auch ein Einzahlungsschein beigelegen.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
