Auftragsbestätigung einfach erklärt – Definition, Inhalt, Beispiele
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Eine vorangegangene Offerte bildet die Grundlage für eine Auftragsbestätigung. In der Praxis empfiehlt sich eine schriftliche Bestätigung, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier erfahren Sie, was eine Auftragsbestätigung ist und worauf Sie bei deren Erstellung achten sollten.
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung dient dazu, Missverständnisse zu vermeiden und Sicherheit für beide Parteien zu gewährleisten. Diese Praxis ist im Geschäftsverkehr üblich und meist schriftlich. Besonders bei neuen Kunden und grösseren Aufträgen ist es ratsam, schriftlich festzuhalten, was vereinbart wurde. Weicht die Bestätigung vom ursprünglichen Vertrag ab, gilt sie als neues Vertragsangebot, das von der anderen Partei angenommen werden muss.
Was ist der Zweck einer Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung ist aus verschiedenen Gründen sinnvoll:
Missverständnisse bei der Auftragsvergabe werden vermieden.
Mündliche Zusagen werden schriftlich bestätigt.
Geänderte Angebote werden nochmals festgehalten.
Die AGB können explizit erwähnt werden.
Liefertermine lassen sich genau festlegen.
Wann ist eine Auftragsbestätigung notwendig?
Eine Auftragsbestätigung ist essenziell, wenn ein Kunde ohne vorheriges Angebot bestellt oder wenn eine Bestellung abgeändert wird. Sie sollte schriftlich erfolgen, um Klarheit für beide Parteien zu schaffen. Neben der Bestätigung der Bestellung können auch zusätzliche Informationen wie Kontaktdaten, allgemeine Geschäftsbedingungen, Vereinbarung eines Skontos und Regelungen zu Verpackungs- und Transportkosten mitgeteilt werden.
Ein Skonto bietet dem Auftraggeber einen Anreiz, die Rechnung zügig und korrekt zu begleichen. Es handelt sich dabei um einen prozentualen Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag, der gewährt wird, wenn die Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist erfolgt.
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Inhalt einer Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung sollte folgende Informationen enthalten:
Datum und Uhrzeit der Bestellung
Rechnungsadresse und Lieferadresse
Versandart
Details zu den bestellten Produkten
Gesamtsumme der Bestellung
Auftragsnummer/Rechnungsnummer
Kontaktinformationen zum Kundenservice (E-Mail, Telefonnummer, Öffnungszeiten)
In welcher Form soll die Auftragsbestätigung erbracht werden?
Meist erfolgt die Auftragsbestätigung in schriftlicher Form, Aufträge können aber auch mündlich bestätigt werden. Es gibt keine formalen Vorgaben. Auftraggeber können die Bestätigung per Mail, Post oder Fax an den Auftragnehmer schicken. Auch bei der Bezeichnung sind Auftraggeber frei und können die Auftragsbestätigung z.B. auch „Buchungsbestätigung“ nennen.
Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?
In der Schweiz ist eine Auftragsbestätigung für Unternehmen grundsätzlich nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch kann sie in vielen Fällen sinnvoll und empfehlenswert sein, insbesondere aus folgenden Gründen:
Rechtssicherheit: Eine schriftliche Auftragsbestätigung hilft dabei, die Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien klar und eindeutig festzuhalten. Dadurch können Missverständnisse und Unstimmigkeiten vermieden werden.
Beweisfunktion: Im Falle von Streitigkeiten dient die Auftragsbestätigung als Beweismittel, um die vereinbarten Konditionen und den Umfang des Auftrags nachzuweisen.
Vertrauen und Professionalität: Eine schriftliche Bestätigung vermittelt Professionalität und schafft Vertrauen zwischen den Geschäftspartnern.
Vertragsänderungen: Sollten sich während der Ausführung des Auftrags Änderungen ergeben, kann eine schriftliche Basis hilfreich sein, um diese Anpassungen nachvollziehen zu können.
Es gibt jedoch bestimmte Branchen oder spezifische Vertragsarten, in denen eine schriftliche Bestätigung üblich oder durch interne Richtlinien vorgeschrieben sein kann. Zudem können in Einzelfällen spezifische vertragliche Vereinbarungen getroffen werden, die eine schriftliche Bestätigung erforderlich machen.
Zusammengefasst: Obwohl es keine allgemeine gesetzliche Pflicht für eine Auftragsbestätigung in der Schweiz gibt, ist es aus praktischen und rechtlichen Gründen oft ratsam, eine solche zu erstellen.
Auftragsbestätigung-Formulierung Beispiele
Eine Auftragsbestätigung unterliegt keinen festen sprachlichen Vorgaben, sodass Sie bei der Gestaltung völlig frei sind. Hier sind einige mögliche Formulierungen für den Einstieg:
Dankesformel: „Vielen Dank für Ihren Auftrag vom…“
Auftragsbestätigung: „Hiermit bestätigen wir Ihren Auftrag vom…“
Lieferinformation: „Die Lieferung erfolgt am…“
Vereinbarungsreferenz: „Wie telefonisch vereinbart, senden wir Ihnen hiermit die Bestätigung für …“
Freude über die Bestellung: „Wir freuen uns über Ihre Bestellung.“
Diese Formulierungen können individuell angepasst und erweitert werden, um den spezifischen Anforderungen Ihres Geschäfts und der jeweiligen Situation gerecht zu werden.
Wie erfolgt eine Auftragsbestätigung?
In der Regel wird die Auftragsbestätigung schriftlich verfasst, aber sie kann auch mündlich erfolgen. Es gibt keine formalen Vorschriften für die Form der Bestätigung. Auftraggeber können die Bestätigung per E-Mail, Post oder Fax an den Auftragnehmer senden.
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Fazit
Eine Auftragsbestätigung basiert meist auf einer vorangegangenen Offerte und ist ein wichtiges Mittel, um Missverständnisse zu vermeiden und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Obwohl sie in der Schweiz nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, empfiehlt sich eine schriftliche Bestätigung aus praktischen und rechtlichen Gründen. Sie dient dazu, mündliche Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, geänderte Angebote zu dokumentieren und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu spezifizieren. Besonders bei neuen Kunden oder grösseren Aufträgen ist dies ratsam. Eine Auftragsbestätigung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber oft sinnvoll und empfehlenswert, um Klarheit und Rechtssicherheit zu schaffen. Nutzen Sie unsere Vorlagen, die sich leicht anpassen lassen und ideal für Schweizer Firmen sind.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
