Auftragsbestätigung Vorlage
Sind Sie auf der Suche nach einer geeigneten Vorlage für Ihre Auftragsbestätigungen? Wir bieten Ihnen unsere Vorlage kostenlos zum Download an, verfügbar als Excel- oder Word-Datei.
Kostenlose Vorlage für die Auftragsbestätigung Schweiz
Jetzt Word und Excel herunterladen. Wir freuen uns, Ihnen ein Muster einer Vorlage für die Auftragsbestätigung zur Verfügung zu stellen. Diese kostenlose Vorlage können Sie individuell und nach Ihren Bedürfnissen gestalten.
Weitere Infos zu den Anforderungen an eine Auftragsbestätigung finden Sie nachfolgend.
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Was ist eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Bestätigung eines Auftrags, die ein Unternehmen erstellt, sobald der Kunde die Offerte akzeptiert und den Auftrag erteilt hat. Die Auftragsbestätigung informiert den Kunden darüber, dass das Unternehmen bereit ist, die bestellten Waren oder Dienstleistungen gemäss den Bedingungen des Angebots zu liefern.
Dieses Dokument enthält wichtige Details wie festgelegte Termine und Zahlungsbedingungen. Das Layout einer Auftragsbestätigung ähnelt oft dem eines geschäftlichen Briefs und baut auf dem ursprünglichen Angebot auf.
Die Hauptfunktion der Auftragsbestätigung ist es, eine schriftliche Aufzeichnung der Vereinbarungen zwischen dem Kunden und dem Verkäufer bereitzustellen. So wird sichergestellt, dass beide Parteien über alle relevanten Einzelheiten der Bestellung informiert sind und Missverständnisse vermieden werden.
Bestandteile einer Auftragsbestätigung
Neben der Bestätigung des erfolgreichen Kaufabschlusses muss jede Kundenbestellung unverzüglich bestätigt werden. Dieser Schritt im Bestellprozess ist von entscheidender Bedeutung, da er die Kundenzufriedenheit massgeblich beeinflussen kann. Die E-Mail-Bestätigung sollte folgende wesentliche Informationen enthalten:
- Datum und Uhrzeit der Bestellung
- Rechnungs- und Lieferadresse
- Versandart
- Angaben zu den bestellten Produkten
- Gesamtsumme der Bestellung
- Auftragsnummer
- Kontaktmöglichkeiten zum Kundenservice (E-Mail, Telefonnummer, Öffnungszeiten usw.)
Um den Kauf zu dokumentieren, sollte der Betreiber folgende Kundendaten speichern:
- Persönliche Adresse
- Bestellinhalt
- IP-Adresse
- Genauer Zeitpunkt der Bestellung
Auftragsbestätigung erstellen - das musst du wissen
- Entweder laden Sie die Vorlage für Word oder Exel herunter, abhängig davon, mit welchem Tool Sie lieber arbeiten.
- Danach sollten je nach Couvert links oben die Adressangaben der eigenen Firma und folgend diejenigen des Empfängers angegeben werden.
- Das Logo der eigenen Firma kann oben rechts platziert werden.
- Im Betreff wird angegeben, worum es bei der Auftragsbestätigung geht.
- Unter dem Betreff kann der Kopftext ergänzt werden. Die ist der Einstiegstext.
- Nachfolgend werden die betreffenden Artikel bzw. Dienstleistungspositionen erfasst. Dabei sollte die genaue Bezeichnung, die Menge, der Ansatz sowie der Gesamtpreis angeben. Das Total ohne Mehrwertsteuer und das Total inkl. Mehrwertsteuer sind im Dokument zu erwähnen.
- Unter den Positionen gibt es zusätzlichen Platz für weiteren Text sowie der Signatur.
- Am Schluss der Auftragsbestätigung steht der Fusstext wo die vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, Fax, Homepage und Email-Adresse erfasst werden können. Weitere wichtige Informationen, die in den Fusstext aufgenommen werden können sind: Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die MWST-ID sowie bei Bedarf den Namen des Geschäftsführers.
- Die Vorlage kann nach Fertigstellung gespeichert oder ausgedruckt werden. Damit diese Vorlage auch für weitere Auftragsbestätigungen verwendet werden kann, sollte man sie im jeweiligen Vorlagenformat speichern.
Auftragsbestätigung Word- & Excel-Vorlage
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Lohnt sich für mich eine Software zur Auftragsbestätigung?
Wenn Sie viele Aufträge bearbeiten und viel Zeit mit dem Erstellen und Versenden von Auftragsbestätigungen verbringen, könnte eine Software hilfreich sein. Diese Software ermöglicht eine effizientere und schnellere Bearbeitung und bietet einen besseren Überblick über alle Aufträge und zugehörigen Dokumente.