Stornorechnung – Definition, Elemente, Beispiel
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Fehler in Rechnungen können schnell passieren und erfordern eine Korrektur. Dazu dient die Stornorechnung, auch Korrekturrechnung oder Gutschrift genannt. In diesem Beitrag erklären wir, was eine Stornorechnung ist, wie sie aussieht und wie man sie rechtssicher einsetzt.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung dient der Korrektur fehlerhafter Rechnungen und ist essenziell für eine korrekte Buchhaltung. Sie ersetzt die ursprüngliche Rechnung und ist sofort gültig. Besonders wichtig ist die Stornorechnung, wenn die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt wurde.
Im Wesentlichen handelt es sich bei einer Stornorechnung um eine Kopie der Originalrechnung, wobei der Fehler durch eine Stornierung korrigiert wird und der ursprüngliche Betrag dem Kunden gutgeschrieben wird. Der Rechnungs- und Steuerbetrag werden daher mit einem Minuszeichen versehen.
Wann wird eine Stornorechnung benötigt?
Eine Stornorechnung ist unerlässlich, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung fehlerhaft ist. Besonders notwendig wird sie in folgenden Fällen:
Ein falscher Betrag wurde angegeben.
Die vereinbarte Lieferung oder Dienstleistung kann nicht wie geplant erfolgen.
Gesetzliche Pflichtangaben sind fehlerhaft oder unvollständig.
Falls die fehlerhafte Rechnung noch nicht an den Kunden verschickt oder bezahlt wurde, kann sie direkt korrigiert werden. Andernfalls ist eine Stornorechnung erforderlich. Diese neutralisiert die alte Rechnung durch eine Gutschrift des ursprünglichen Betrags und stellt die Buchhaltung wieder korrekt dar.
Unterschiedliche Szenarien erfordern unterschiedliche Massnahmen:
Rechnung noch nicht bezahlt: Der Fehler kann durch eine abgeänderte Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer behoben werden.
Rechnung bereits bezahlt: Eine Stornorechnung ist notwendig, um die ursprüngliche Rechnung offiziell ungültig zu machen. Danach wird eine neue Rechnung mit neuer Nummer ausgestellt.
Die Erstellung einer Stornorechnung ist auch erforderlich bei:
Unvollständige oder fehlerhafte Pflichtangaben: Diese umfassen falsche oder fehlende Namen und Adressen, Ausstellungsdatum, Steuernummern, Mengen- und Leistungsangaben sowie Steuer- und Gesamtbeträge.
Rechnung an falschen Kunden: Bei falschem Empfänger oder Adresse muss eine Stornierung und Neuausstellung erfolgen.
Rückgabe/Storno von Waren oder Dienstleistungen: Die ursprüngliche Rechnung muss entsprechend angepasst werden.
Fehler bei der Zahlung: Bei falschen Überweisungsbeträgen oder doppelten Zahlungen ist eine Stornorechnung notwendig.
Ein Fehler auf der Rechnung ist zwar ärgerlich, kann aber problemlos mit einer Stornorechnung korrigiert werden, um die Korrektheit der finanziellen Aufzeichnungen zu gewährleisten.
Tipp: Mit einer Rechnungssoftware wie pebe Live lässt sich der Stornoprozess einfach und unkompliziert abbilden.
Inhalte & gesetzliche Vorgaben einer Stornorechnung
Auch für eine Stornorechnung gelten alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben (gesetzliche Vorgaben und formale Kriterien), die auch bei normalen Ausgangsrechnungen erforderlich sind. Dies sind:
Name und Anschrift des Lieferanten
Umsatzidentifikationsnummer des Lieferanten
Name und Anschrift des Empfängers
Datum der Lieferung
Bezeichnung des Artikel oder der Dienstleistung
Preis
Mehrwertsteuersatz
Signatur
So erstelle ich eine Stornorechnung: Ein Leitfaden
Die Erstellung einer Stornorechnung folgt im Wesentlichen den gleichen Schritten wie die Erstellung einer regulären Rechnung, allerdings mit einigen spezifischen Unterschieden und zusätzlichen Anforderungen. Ziel ist es, eine fehlerhafte Rechnung zu stornieren und die Buchhaltung korrekt zu halten. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Pflichtangaben und Kennzeichnung
Eine Stornorechnung muss alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung enthalten, einschliesslich der Anschrift des Empfängers. Es muss deutlich erkennbar sein, dass es sich um eine Stornierung handelt. Am besten platziert man den Hinweis „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ oben auf der Rechnung.
Bezug zur Originalrechnung
Eine Stornorechnung muss klar auf die Originalrechnung verweisen. Dies geschieht durch die Angabe der ursprünglichen Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums. Der Vermerk „Hiermit wird die Rechnung (Rechnungsnummer) vom (Rechnungsdatum) storniert“ schafft einen eindeutigen Bezug zur Ursprungsrechnung.
Identische Positionen und Negativbeträge
Alle Positionen auf der Stornorechnung müssen mit denen der Originalrechnung übereinstimmen. Der Betrag wird jedoch als Negativbetrag angegeben, um die ursprüngliche Rechnung zu neutralisieren.
Alternative: Korrekturrechnung
Alternativ zur Stornorechnung kann eine fehlerhafte Rechnung durch eine Korrekturrechnung ausgeglichen werden. Dabei wird der zu erstattende Betrag in der Stornorechnung mit Verweis auf die Korrekturrechnung vom Originalbetrag abgezogen, wodurch der Restbetrag auf der stornierten Rechnung Null ist. Die Korrekturrechnung enthält dann den positiven Betrag, der dem Kunden gutgeschrieben wird.
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Was ist der Unterschied zwischen einer Stornorechnung und einer Gutschrift?
Die Stornorechnung ist ein wichtiges Instrument der Buchhaltung zur Berichtigung von Fehlern in bereits ausgestellten Rechnungen.
Ein reales Beispiel aus dem Geschäftsalltag wäre, wenn ein Unternehmen einem Kunden fälschlicherweise 200 Franken in Rechnung stellt, obwohl der tatsächliche Betrag nur 120 Franken betragen sollte. Anstatt die fehlerhafte Buchung einfach zu löschen, wird eine Korrekturbuchung über -200 Franken vorgenommen, gefolgt von der korrekten Buchung über 120 Franken. Die Stornorechnung zeigt den Betrag somit als Negativbetrag an und fungiert wirtschaftlich gesehen als Gutschrift.
Im Gegensatz dazu unterscheidet sich eine klassische Gutschrift deutlich von einer Stornorechnung. Umsatzsteuerlich wird eine Gutschrift oft als Ersatz für eine Rechnung verwendet, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt und nicht der Leistungserbringer.
Zusammenfassend lässt sich festhalten:
Stornorechnung: Dient zur Korrektur einer fehlerhaften Rechnung, wird als Negativbetrag angegeben und muss erstellt werden, um den Vorgang nachvollziehbar zu halten. Wirtschaftlich wird sie als Gutschrift betrachtet.
Klassische Gutschrift: Dient als Rechnungsersatz, wenn der Leistungsempfänger die Rechnungslast trägt. Sie stellt eine Einnahme des Leistungserbringers dar, weist keinen negativen Betrag auf und ist ein Betrag, der einem Lieferanten gutgeschrieben wird, ohne dass eine Rechnung gestellt wird.
Stornorechnung und Gutschrift im Vergleich
Stornorechnung:
Dient zur Korrektur einer fehlerhaften Rechnung.
Der Betrag wird als Negativbetrag angegeben.
Muss erstellt werden, um den Vorgang nachvollziehbar und belegbar zu halten.
Wird im wirtschaftlichen Sinne als Gutschrift betrachtet.
Klassische Gutschrift:
Dient als Rechnungsersatz, wenn der Leistungsempfänger die Rechnungslast trägt.
Stellt eine Einnahme des Leistungserbringers dar.
Weist keinen negativen Betrag auf.
In der Praxis ist sie ein Betrag, der einem Lieferanten gutgeschrieben wird, ohne dass eine Rechnung gestellt wird.
Beispiel einer Stornierung in der Buchhaltung
Typische Stornorechnungen:
Fehlerhafte Rechnungskorrektur: Ein Kunde erhält eine Rechnung über 500 Franken für eine Dienstleistung, die tatsächlich nur 300 Franken kostet. Eine Stornorechnung wird erstellt, um die ursprüngliche Rechnung über 500 Franken zu stornieren und eine neue Rechnung über 300 Franken auszustellen.
Falsche Produktmenge: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung für 100 Stück eines Produkts aus, obwohl der Kunde nur 80 Stück bestellt hat. Eine Stornorechnung wird erstellt, um die ursprüngliche Rechnung über 100 Stück zu stornieren und eine neue Rechnung über die korrekte Menge von 80 Stück auszustellen.
Typische Gutschriften:
Rabatt oder Preisnachlass: Ein Kunde erhält eine Rechnung über 1.000 Franken für eine grössere Bestellung. Nachträglich wird ein Rabatt von 10 % gewährt. Eine Gutschrift über 100 Franken wird ausgestellt, um den Rabatt zu reflektieren.
Rücksendung von Waren: Ein Kunde hat Waren im Wert von 200 Franken gekauft, sendet jedoch einen Teil der Waren im Wert von 50 Franken zurück. Eine Gutschrift über 50 Franken wird ausgestellt, um den zurückgesendeten Warenwert zu erstatten.
Stornorechnungen mit pebe Live: Einfach, sicher und effizient
Mit herkömmlichen Rechnungsvorlagen müssen Unternehmer spezielle Angaben zur ursprünglichen Rechnung manuell einfügen, was das Risiko von Fehlern birgt, die bei einer Betriebsprüfung teuer werden können. Die Verwendung von pebe Live, einer Rechnungssoftware, bietet hingegen eine fehlerfreie und korrekte Erstellung von Stornorechnungen. Zudem profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:
Direkter Zugriff auf gespeicherte Rechnungen: Ideal für das Erstellen von Stornorechnungen.
Sofortiger Abruf gespeicherter Kundendaten: Einfache Integration in die Rechnung.
Aktualität aller Pflichtangaben: Immer auf dem neuesten Stand.
Automatisierte Mahnwesen und Zahlungsabgleich: Effizienzsteigerung.
Schneller Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Zeitersparnis und Transparenz.
Die Zeitersparnis und die Zuverlässigkeit der Software sorgen für einen reibungslosen Rechnungsprozess. Die Zusammenarbeit mit Treuhändern wird ebenfalls stark vereinfacht, wenn Unternehmer mit einer professionellen Rechnungssoftware wie pebe Live arbeiten.
Fazit
Fehler in Rechnungen sind im Geschäftsalltag unvermeidlich und bedürfen einer Korrektur. Hierbei kommt die Stornorechnung ins Spiel, auch als Korrekturrechnung oder Gutschrift bekannt. Sie dient der Berichtigung fehlerhafter Rechnungen und ersetzt die ursprüngliche Rechnung durch eine Korrekturbuchung. Eine Stornorechnung enthält alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung und zeigt den Betrag als Negativbetrag an. Dies macht sie unverzichtbar für eine korrekte Buchhaltung.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
